Como manter e alcançar um acervo atualizado: guia para bibliotecários e gestores

Você sabe qual é a melhor forma de manter o acervo atualizado na biblioteca da instituição de educação superior (IES) onde trabalha?

Essa é uma pergunta fundamental para alcançar e manter um ensino de qualidade. Isso porque a biblioteca é um dos principais recursos de estudo por parte dos alunos.

Construir e manter um bom acervo bibliográfico é um dos requisitos para aprimorar seus resultados na avaliação do MEC (Ministério da educação). Em decorrência disso, é um esforço que exerce influência direta na reputação de sua IES, contribuindo para maior captação de alunos e resultados financeiros positivos.

No presente texto, vamos explicar os princípios e procedimentos do acervo atualizado. A partir desta leitura, você terá acesso a um verdadeiro modelo de planejamento para levar a cabo em sua IES.

Como desenvolver um plano de atualização?

De forma resumida, o acervo atualizado é obtido a partir de um planejamento sistemático, normalmente formulado por meio de um documento intitulado “Política de expansão e atualização do acervo”. Por meio dele, cada IES prevê uma série de regras para garantir um acervo bibliográfico adequado às suas necessidades acadêmicas.

É necessário que a coleção da biblioteca atenda a critérios qualitativos e quantitativos, disponibilizando obras de excelência, organizadas em volumes que atendam efetivamente ao corpo discente. Esses critérios são alguns daqueles levados em conta na avaliação de bibliotecas pelo MEC e devem estar previstos na política de expansão.

Vamos explicar mais sobre essa política a seguir.

O que é a política de expansão e atualização do acervo?

Política de expansão e atualização do acervo” é o nome do instrumento formal elaborado por cada IES para normatizar a manutenção das obras de sua biblioteca. Em outras palavras, é um documento que estabelece uma série de procedimentos para alcançar um acervo atualizado de qualidade.

A equipe Saraiva Educação estudou uma série desses documentos, a fim de conhecer melhor sua estrutura e desenvolvimento. A partir dessa pesquisa, vamos fornecer no presente tópico um verdadeiro modelo para auxiliar em seu preparo.

Qual é a estrutura da política de expansão e atualização do acervo?

  • Introdução
  • Objetivos gerais e específicos
  • Avaliação do acervo
  • Seleção de obras
  • Aquisição de obras
  • Descarte de obras

A partir de agora, vamos desenvolver cada um dos tópicos que constam da política de expansão e atualização do acervo.

Introdução

Na parte introdutória da política de expansão e atualização são dadas informações para demonstrar sua relevância e valor. Basicamente, trata-se de um esforço das IES para definir regras formais para se alcançar o acervo atualizado.

Essa importância passa por fatores como:

  • Desenvolver o acervo da biblioteca conforme a missão da instituição e interesses de seus usuários;
  • Promover o crescimento da coleção de forma equilibrada e sustentável, conforme a política orçamentária;
  • Alcançar um bom desempenho segundo os indicadores oficiais do MEC e conforme o Projeto Pedagógico de Curso (PPC).

Leia também: 8 dicas para quem está preparando sua biblioteca para avaliação do MEC

Objetivos gerais e específicos

O objetivo geral consiste na própria formulação da política de expansão e atualização do acervo. Os objetivos específicos, por outro lado, procuram desenhar de forma mais detalhada o que será desenvolvido ao longo do documento.

Podem passar por pontos como:

  • Adaptar as transformações do acervo às necessidades e prioridades de cada curso atendido pela biblioteca;
  • Definir normas objetivas para levar ao crescimento racional do acervo;
  • Elaborar a forma de se selecionar as obras necessárias;
  • Definir diretrizes específicas para os procedimentos de aquisição do material, levando em conta a realidade orçamentária da IES;
  • Estabelecer parâmetros para o descarte de obras.

Após apresentação dos objetivos, os próximos capítulos serão dedicados a cumpri-los, por meio do detalhamento de cada procedimento necessário à composição do acervo atualizado.

Avaliação do acervo

Esse é o primeiro procedimento para alcançar o acervo atualizado. De tempos em tempos, é preciso avaliar como se encontra a coleção de obras e questionar sobre o cumprimento dos objetivos elencados.

O acervo precisa dar conta dos três pilares da educação superior, também conhecidos como a tríade ensino, pesquisa e extensão. Esse é um ponto importante: é fundamental que haja insumos pensando não só no conteúdo das aulas, mas na extensão universitária e linhas de pesquisa.

Por isso, é preciso que se volte atenção à bibliografia básica e complementar da ementa de cada uma das disciplinas do curso, mas também à bibliografia dos grupos de pesquisa e projetos de extensão.

Além disso, uma boa biblioteca possui acervo interdisciplinar ou transdisciplinar. Até porque a capacidade de dialogar com outras áreas do conhecimento é uma habilidade demandada pelas profissões do futuro.

Na avaliação, procure definir regras que respondam aos seguintes questionamentos:

  • Há obras dos autores mais importantes sobre aquela área do conhecimento?
  • As publicações estão atualizadas ou já foram publicadas edições mais recentes que não foram incorporadas ao acervo?
  • O acervo guarda relação com a demanda do corpo estudantil? Em outras palavras: há livros para todos os usuários, considerando sua quantidade e tempo de uso?
  • A biblioteca garante o bom desenvolvimento do ensino, pesquisa e extensão? É um acervo interdisciplinar?

Leia também: Saiba quais são os critérios analisados na avaliação de bibliotecas pelo MEC

Quem fará a avaliação do acervo?

É também comum que constem na política de expansão e atualização as regras para formação de uma comissão dedicada a alcançar o acervo atualizado. Procure normatizar quantos e quais serão os membros e como eles serão eleitos.

Pensar a composição da comissão de forma cuidadosa contribui para que o acervo seja democrático. Você pode incluir os seguintes representantes:

  • Diretor ou coordenador da IES;
  • Bibliotecário(s) e servidor(es) da biblioteca;
  • Docente(s) de cada um dos cursos;
  • Discente representando cada um dos cursos, ou representando o corpo discente de uma forma geral.

Além de avaliar o acervo, a comissão também acompanhará os demais procedimentos para seleção, aquisição e descarte de obras, orientada pela política de expansão. É importante que as decisões sejam tomadas com base neste documento, obedecendo à imparcialidade.

Normalmente, é o bibliotecário-chefe quem preside a comissão.

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Com que frequência será feita a avaliação?

Defina, também, qual será a frequência para se avaliar a coleção de obras. Você pode optar por prazos semestrais ou anuais. Se escolher outro intervalo, tente alcançar um equilíbrio — avaliações muito frequentes podem sobrecarregar os membros da comissão, ao passo que avaliações mais espaçadas podem deixar os títulos desatualizados.

Todos os procedimentos do acervo atualizado, além da avaliação, devem obedecer a uma frequência pré-determinada na política de expansão.

Seleção dos materiais

Etapa chave no processo para se alcançar um acervo atualizado. A seleção de materiais busca decidir as obras que serão adquiridas, de acordo com as necessidades da comunidade universitária e se fundamentando nas regras combinadas. 

Nessa seção do planejamento, é usual estabelecer uma lista de critérios para seleção dos materiais que serão adquiridos. Vamos apresentar sugestões de alguns desses parâmetros logo abaixo.

Não se esqueça de registrar o atendimento dos critérios por meio de documentos formais, como relatórios, que deverão ser encaminhados ao setor orçamentário para embasar as decisões da comissão.

Critérios para seleção de materiais da biblioteca
  1. Adequação do material à grade curricular dos cursos, às linhas de pesquisa vinculadas à biblioteca e aos projetos de extensão;
  2. Qualidade do conteúdo, sob o ponto de vista técnico e de relevância histórica;
  3. Autoridade do material, autor e editora;
  4. Atualização do material, observando-se o ano de publicação (dica: as áreas das Ciências Exatas, Ciências Biológicas e Direito são aquelas cujos materiais são atualizados com mais frequência)
  5. Escassez de material sobre o assunto em questão;
  6. Demanda do material devidamente comprovada, pensando no número potencial de pessoas que precisará de acesso;
  7. Acessibilidade do conteúdo para atender às pessoas com deficiência;
  8. Acessibilidade do idioma de publicação da obra, que deve preferencialmente corresponder ao idioma em que o curso é ministrado;
  9. Conveniência do formato, que deve ser compatível com os equipamentos disponíveis (dica: no caso de livros digitais, estes devem apresentar portabilidade entre diversos dispositivos de acesso);
  10. Valor da obra no tempo, que pode ser efêmero (materiais sazonais) ou permanente (materiais perenes);
  11. Área de abrangência de cada título (sendo que, no caso dos títulos abrangentes, é preciso calcular com cuidado a demanda e quantidade de exemplares)
  12. Condições físicas da obra, que devem estar conservadas o bastante para não prejudicar o acesso;
  13. Diversidade de formatos dos conteúdos digitais.
  14. Custo-benefício da obra, pensando na quantidade de exemplares que se pode adquirir de forma onerosa.

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Aquisição

Após seleção das obras necessárias, o próximo passo para alcançar o acervo atualizado é sua aquisição. Ela pode ocorrer por meio de compra, recebimento de doações ou permuta.

Compra

Como esse meio de aquisição exerce impacto direto no orçamento disponível, é necessário seguir de forma mais rígida as diretrizes para seleção de materiais.

Por isso, atente-se a um modelo de procedimento que contribua para garantir a lisura da compra. Ele pode se desdobrar nas seguintes etapas:

  • Encaminhamento da solicitação de compra ao setor orçamentário, instruída com as informações da seleção;
  • Acompanhamento da compra após aprovação;
  • Recepção do material, lembrando-se de conferir a emissão de notas fiscais;
  • Registro e informação de qualquer defeito ou inconsistência do material recebido;
  • Acompanhamento de cada publicação, no caso dos periódicos.
Doações

Algumas publicações, como periódicos eletrônicos de outras faculdades e órgãos governamentais, são distribuídas de forma gratuita às instituições de educação superior que o solicitam. Por isso é importante pesquisar por essas opções, com o fim de expandir o acervo de forma mais rentável. Também é possível receber doações de outras fontes, como ex-alunos da IES.

No entanto, nem todos os materiais doados à biblioteca da IES serão efetivamente incorporados ao acervo. É preciso que se faça também aqui um estudo sobre sua adequação. Obras defasadas, de baixa qualidade ou em condições ruins de conservação, por exemplo, podem não ser interessantes e prejudicar a reputação da biblioteca.

Permuta

A permuta, por sua vez, deve ser realizada por meio de listas de duplicatas e listas de demanda. Por meio da comunicação entre diferentes IES, essas listas são compartilhadas e as instituições podem trocar títulos, adaptando melhor o acervo de cada uma.

Lembre-se de agradecer o material recebido por cada permuta e colocar as obras recebidas sob o crivo da comissão, quando houver dúvidas sobre sua adequação.

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Descarte

O descarte de obras, finalmente, é o último ponto a ser normatizado pela política de expansão e atualização de acervo. Pode ocorrer em intervalos maiores do que as etapas anteriores, como em frequência bienal, por exemplo.

No caso de descarte de livros e demais obras perenes, podem ser observados os seguintes critérios:

  • Inadequação do material para atender ao ensino, pesquisa e extensão de determinado curso;
  • Desatualização de materiais que apresentem publicações mais recentes e não possuam valor histórico apto a justificar sua permanência na biblioteca;
  • Deterioração do material que impossibilite a consulta adequada pelos usuários da biblioteca;
  • Ausência prolongada de consulta aos materiais, podendo ser estabelecido um prazo fixo, como 5 anos;
  • Baixo número de consulta ao material.

Em relação aos periódicos e demais materiais sazonais, podem ser observados os mesmos critérios acima. Porém, pelo caráter mais efêmero desse tipo de obra, o parâmetro temporal de descarte pode ser menor. Não há porquê, por exemplo, manter na biblioteca publicações semanais ou mensais datadas de mais de três anos, dependendo do espaço disponível para armazenamento e custos de manutenção (no caso das obras físicas).

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Como manter o acervo atualizado?

Por fim, selecionamos algumas dicas adicionais para alcançar e manter o acervo atualizado.

1. Aproxime a comunicação entre setores

A comunicação entre alguns setores da IES, especialmente entre o Núcleo Docente Estruturante (NDE) e a comissão da biblioteca é essencial para manter o acervo atualizado. Estreitando-se essa relação, torna-se mais fácil identificar novos títulos que se façam necessários no ensino.

2. Receba sugestões dos alunos

Sem dúvidas, o corpo docente é quem possui melhores condições de avaliar quais obras são necessárias para garantir um bom aprendizado. No entanto, é interessante que os alunos também possam sugerir a aquisição de obras.

Por isso, você pode estabelecer um fluxo de recebimento das demandas estudantis por meio de e-mails ou formulários eletrônicos.

3. Tenha uma estrutura para obras virtuais

Optar por livros digitais na coleção de sua IES é uma forma prática de manter o acervo atualizado, mas de nada adianta se os alunos não contarem com ferramentas para acessá-las. Muitos deles possuem computadores, smartphones e tablets em casa, mas é importante que eles estejam disponíveis também no espaço da instituição.

4. Opte por uma biblioteca digital

A biblioteca digital é uma opção que vem ganhando grande destaque no mercado. Ela apresenta grandes vantagens para IES, com destaque para a redução de custos. Além disso, algumas dessas bibliotecas assumem o compromisso de atualizar o acervo.

Como você viu ao longo deste artigo, a manutenção de uma biblioteca física é um processo caro e trabalhoso. Embora continue necessária e atrativa, o ideal é que seja aliada a um acervo virtual, que representa também outros ganhos.

Do ponto de vista dos alunos, por exemplo, a biblioteca digital é interessante porque reduz seu deslocamento e melhora a logística dos empréstimos — como os exemplares são eletrônicos, os alunos podem consultá-los todos ao mesmo tempo.

Do ponto de vista dos bibliotecários, professores e gestores, contar com uma solução que garanta, por conta própria, o acervo atualizado também é uma grande vantagem. Esperamos que este conteúdo ajude na gestão de sua biblioteca! Que tal aproveitar e descobrir como funciona e como escolher uma plataforma de biblioteca digital?

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