Guia para implementar o diploma digital: tire suas dúvidas

Diploma digital: fotografia de uma mulher, de costas, usando um capelo.
Está com dúvidas sobre a implementação do diploma digital? Explicamos esse processo no artigo de hoje. Confira!

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A sua instituição de educação superior (IES) já implementou o diploma digital?

Essa medida é uma exigência legal que influencia diretamente na avaliação do MEC. As IES que integram o sistema federal de ensino têm até o dia 31 de dezembro de 2021 para cumprir com essa exigência, nos termos da Portaria nº 117 de 2021 do Ministério da Educação (MEC). 

A despeito disso, até setembro deste ano, apenas 10% das IES emitiam a modalidade virtual do diploma, segundo notícia veiculada pela Agência Brasil.

Em função dessa conjuntura, preparamos este artigo para auxiliar no preparo de sua instituição e evitar quaisquer prejuízos. Apesar de a linguagem relacionada ao assunto ser um pouco técnica e complexa, procuramos simplificá-la ao máximo para tirar suas dúvidas.

Vamos lá!

O que é o diploma digital?

Diploma digital é o diploma que tem sua existência, emissão e armazenamento inteiramente no meio digital. Sua validade jurídica é presumida por meio da assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. 

Essa é a definição contida no art. 2º, §1º da Portaria MEC nº 554 de 2019, que define procedimentos importantes para sua adoção. Vamos abordar, mais adiante no texto, outras normas afetas ao tema.

A obrigatoriedade do diploma digital está situada no contexto de transformação tecnológica, que está sendo estimulada pelos órgãos reguladores da educação brasileira. Por isso, relaciona-se também à digitalização do acervo acadêmico, outra obrigação que incentiva uma migração dos processos institucionais para o meio virtual.

Esse fenômeno da migração virtual é justificado por uma série de vantagens. Vamos apresentar algumas delas no próximo tópico, para ilustrar melhor como sua IES pode se beneficiar da situação.

Leia também: Saiba quais são os indicadores de qualidade do MEC e como eles se relacionam

Quais são os benefícios do diploma digital para a IES e para os alunos?

A fim de compreender melhor as vantagens do diploma virtual, o Ministério da Educação realizou estudos e testes de execução, em parceria com algumas universidades, em dezembro de 2019. Você pode conferir detalhes sobre a iniciativa nesta reportagem, mas vamos apresentar a seguir os principais dados aferidos.

1. Redução de custos

A modalidade física do diploma requer um investimento maior em gastos de materiais para impressão. É certo que a tecnologia para emissão do diploma digital também tem seu preço, mas é consideravelmente menor.

O custo para emissão de um diploma físico foi estimado em R$390,26, enquanto seu equivalente virtual apresentou custo de apenas R$85,15. A economia global pelas IES foi estimada em R$48 milhões ao ano.

2. Desburocratização e economia de tempo

Os procedimentos para emissão do diploma físico são bem mais burocráticos. No diploma digital, a assinatura de vários documentos é feita em lotes, além de não haver a logística relacionada à emissão e transporte de documentos em papel.

Isso gera uma grande economia de tempo. De acordo com os dados apresentados pelo MEC, enquanto o diploma físico leva em média 90 dias para chegar ao estudante, o diploma digital leva menos de 15 dias.

3. Acessibilidade e armazenamento fácil

O diploma digital viabiliza seu acesso de forma mais simples, por meio da internet. O diplomado poderá consultar o documento original ou sua representação visual com poucos cliques.

Além disso, não existe o problema relacionado ao armazenamento de um documento físico, que ocupa espaço, se deteriora com o tempo e pode ser perdido ou roubado.

Como implantar o diploma digital?

Agora que já sabemos o conceito de diploma digital e todas as suas vantagens, vamos explicar em maiores detalhes os procedimentos necessários à sua implementação.

O primeiro passo para implantar o diploma digital é conhecer as normas que o regulamentam. Recentemente, o MEC editou uma série de documentos legais, dentre portarias e notas técnicas, para discriminar os procedimentos necessários à execução dessa tarefa. 

Confira, abaixo, os principais desses documentos.

Documentos que disciplinam o diploma digital

Para compreender de forma completa os procedimentos relativos ao diploma digital, é necessário estudar todos os documentos listados acima.

Contudo, vamos adiantar essa tarefa para você e explicar, a partir de agora, os principais pontos de atenção trazidos por todas essas normas.

Qual é o prazo para implementar o diploma digital?

Como destacamos ao início do texto, as IES pertencentes ao sistema federal de ensino têm até o dia 31 de dezembro de 2021 para implementar o diploma digital, nos termos da Portaria MEC nº 117 de 2021.

Quais documentos são abrangidos pelo diploma digital?

Nos termos do art. 1º, §1º da Portaria MEC nº 330 de 2018, o diploma digital abrange o registro e respectivo histórico escolar.

Quais diretrizes devem ser observadas para expedição do diploma digital?

Devem ser observadas as diretrizes de certificação digital do padrão do ICP-Brasil, nos termos do art. 2ª da Portaria MEC nº 330 de 2018. 

Além da adoção deste padrão, é preciso que as IES adotem procedimentos e tecnologias que permitam a verificação, a qualquer tempo, da validade jurídica do documento em todo o território nacional. Essa obrigação, por sua vez, vem do art. 4º da Portaria MEC nº 554 de 2019, que estabelece também a necessidade de que se garanta, ao diploma digital, sua:

  • legalidade,
  • autenticidade, 
  • integridade, 
  • confiabilidade, 
  • disponibilidade, 
  • rastreabilidade,
  • irretratabilidade,
  • privacidade,
  • interoperabilidade.

Onde deve ser emitido, registrado e preservado o diploma digital?

Segundo o art. 3º da Portaria MEC nº 554, em ambiente computacional que garanta, simultaneamente:

  1. Sua validação a qualquer tempo;
  2. Interoperabilidade entre sistemas;
  3. Atualização tecnológica de segurança;
  4. Possibilidade de assinaturas múltiplas em um único documento.

Quem deve assinar o diploma digital?

Devem assinar o diploma digital as mesmas pessoas estabelecidas pela IES para assinar o diploma físico. Todas devem emitir assinatura digital com certificado ICP-Brasil tipo A3 ou superior. A própria IES, por sua vez, também deve dispor de um certificado digital institucional para assinar o diploma como emissora e registradora, no que couber.

A assinatura do diplomado, por sua vez, fica dispensada. Essas disposições estão expressas no art. 5º da Portaria MEC nº 554.

Em qual formato deve ser expedido o diploma digital?

Deve ser expedido no formato Extensible Markup Language – XML, valendo-se da assinatura eletrônica avançada no padrão XML Advanced Electronic Signature – XAdES, nos termos do art. 6º da Portaria MEC nº 554.

Esses termos se referem à linguagem de computação que define regras para codificação dos documentos. Seu funcionamento é detalhado a partir destes arquivos disponibilizados pelo MEC.

O mesmo artigo também estabelece que o código assinado do XML deve estar condicionado a uma Uniform Resource Locator – URL única, possibilitando sua consulta a qualquer tempo. Além disso, o diploma digital deve adotar uma política de assinatura que permita sua guarda a longo prazo.

Como deve ser a representação visual do diploma digital?

O diploma digital deve ser emitido, originalmente, no formato XML, mas pode haver também arquivos destinados à sua representação visual. Contudo, é fundamental que essa representação preze pela exatidão e fidedignidade das informações prestadas no arquivo original, nos termos do art. 7º da Portaria MEC nº 554.

Este artigo também estabelece outras informações importantes sobre o arquivo de representação visual do diploma:

  • Ele não substitui o diploma digital no padrão XML;
  • Deve garantir a qualidade da imagem e integridade de seu texto;
  • Deve permitir exibição, armazenamento e compartilhamento por parte do diplomado;
  • Pode ser elaborado com molde no diploma físico adotado pela IES.
  • Pode conter inserção de imagens das assinaturas físicas para fins decorativos, desde que assegurada a sua validade jurídica e os demais requisitos de segurança estabelecidos pela Portaria nº 554.
  • Deve conter mecanismos de acesso ao arquivo em XML.
Dados contidos na representação virtual

A representação virtual do diploma digital deve conter também dados específicos, importados do arquivo em XML. São os dados previstos no art. 16 da Portaria MEC nº 1.095 de 2018, que relacionamos abaixo.

No anverso, devem estar presentes:

  1. selo nacional;
  2. nome da IES expedidora;
  3. nome do curso;
  4. grau conferido;
  5. nome completo do diplomado;
  6. nacionalidade;
  7. número do documento de identidade oficial com indicação do órgão e Unidade da Federação de emissão;
  8. data e Unidade da Federação de nascimento;
  9. data de conclusão do curso;
  10. data da colação de grau;
  11. data da expedição do diploma;
  12. assinatura da autoridade máxima da IES expedidora;
  13. assinatura das demais autoridades da IES expedidora, quando previsto no regimento interno das IES; e
  14. local para assinatura do diplomado;

No verso, devem estar presentes:

  1. nome da IES expedidora e razão social de sua mantenedora e respectivo número do CNPJ;
  2. número do ato autorizativo de credenciamento ou de recredenciamento da IES expedidora, com data, seção e página de sua publicação no Diário Oficial da União (DOU);
  3. número do ato autorizativo de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento do curso, com a data de sua publicação no DOU, ou número do processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento e o dispositivo que autoriza a expedição e o registro do diploma;
  4. apostila de habilitações, averbações ou registro quando for o caso;
  5. nomes das autoridades expedidoras com a indicação do cargo, caso não estejam no anverso; e
  6. espaço próprio para aposição do registro do diploma.

No espaço próprio mencionado acima, deve constar:

  • número do ato autorizativo de credenciamento ou de recredenciamento da IES registradora, com data, seção e página de sua publicação no órgão de imprensa oficial da União, dos estados ou do Distrito Federal, conforme o caso;
  • ato que atribui a prerrogativa para registro de diplomas às faculdades, com data, seção e página de sua publicação no DOU; e
  • nome e cargo da autoridade máxima da IES registradora ou de seu representante legal mediante procuração específica ou por ato de delegação de poderes, no caso de instituições públicas.
Mecanismo de acesso na representação virtual

Por fim, cabe ressaltar que a Portaria nº 554 estabelece mecanismos específicos de acesso ao diploma digital em XML, que devem estar contidos em seu arquivo de representação virtual:

  • Código de validação, que deve constar posicionado no anverso da representação virtual, no canto inferior direito, acompanhado do endereço eletrônico para sua consulta;
  • Código de barras bidimensional — também conhecido como QR Code (ou Quick Response Code), que deve constar posicionado no verso da representação visual, no canto inferior direito, com dimensões e qualidade que permitam sua leitura.

O QR Code deve, necessariamente, estar atrelado à URL única do diploma digital. Ela, por sua vez, precisa seguir o protocolo Hyper Text Transfer Protocol Secure (também conhecido como HTTPS), contendo no máximo 250 caracteres, e elaborada dentro da sequência indicada na Nota Técnica MEC nº 13 de 2019.

A URL única também precisa possibilitar o acesso aos dados do arquivo em XML. O diplomado deve conseguir acessar por meio dela, pelo menos:

  1. Download da representação virtual;
  2. Dados públicos presentes no XML em apresentação legível, sem necessidade de download;
  3. Status do diploma virtual (ativo ou anulado);
  4. Validação do XML assinado do diploma digital.

Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre as Diretrizes Curriculares Nacionais do Ensino Superior

Como funciona o acesso ao diploma digital?

As IES devem também disponibilizar, em seu site, local para consulta do código de validação do diploma digital, conforme disciplina o art. 9º da Portaria nº 554. 

Além disso, devem destinar um ambiente virtual para o portador dos diplomas. Este ambiente, de acesso restrito, deve possibilitar geração e download da representação virtual, assim como do arquivo em XML.

A instituição de educação também precisa enviar os diplomas digitais ao MEC. Isso ocorrerá de duas formas:

  1. Encaminhamento de uma URL em HTTPS ao MEC, por onde será acessado um banco de dados destinado unicamente ao armazenamento de todos os XML. Através deste banco poderão ser realizadas consultas aos arquivos, permitindo fluxo de requisições e respostas.
  2. Encaminhamento direto de todos os arquivos em XML, correspondentes aos diplomas digitais emitidos, registrados e disponibilizados aos estudantes a partir da publicação da Portaria nº 554 (11 de março de 2019).

Posso cobrar pela emissão do diploma digital?

Não. Nos termos do art. 11 da Portaria MEC nº 554, a emissão e registro do diploma digital estão incluídos entre os serviços educacionais prestados pelas IES. Por isso, não se pode cobrar taxas dos graduados.

No entanto, quando o discente solicitar a impressão da representação visual do diploma, com utilização de papel ou tratamentos gráficos especiais, será permitido cobrar taxa referente a esses serviços.

Esses são os principais apontamentos sobre o diploma digital. Se você possuir mais dúvidas, pode consultar essa página do MEC, dedicada a responder dúvidas das instituições de ensino. Esperamos que este texto auxilie em seu preparo! Que tal aproveitar e conferir 8 dicas para garantir a qualidade na educação superior em sua IES?

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