Gestão acadêmica: fotografia de uma sala de aula com alunos sorridentes e batendo palmas.

4 estratégias para otimizar a gestão acadêmica de sua IES

Para que uma instituição de educação superior (IES) se mantenha sustentável, é preciso executar estratégias não só para captar alunos, mas para mantê-los e garantir seu aprendizado. Esses são os objetivos centrais da gestão acadêmica.

Existe um desequilíbrio nítido entre número de matrículas e número de concluintes no ensino superior, que persiste ao longo dos anos. Essa informação vem do Inep Data, que é um conjunto de painéis de inteligência de dados criado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep).

Confira a proporção desse desequilíbrio no ano de 2017:

Gráfico sobre a relação entre número de matrículas e número de concluintes no ensino superior, no ano de 2017. O número de matrículas é muito superior ao número de concluintes, tanto na rede pública quanto na rede privada. Fonte: Inep Data.

Gráfico sobre a relação entre número de matrículas e número de concluintes no ensino superior, no ano de 2017. O número de matrículas é muito superior ao número de concluintes, tanto na rede pública quanto na rede privada. Fonte: Inep Data.

Como aumentar o número de concluintes, elevar a qualidade do aprendizado, garantir seu posicionamento no mercado de trabalho e, assim, efetivar o bom funcionamento da IES?

Essas são algumas das questões respondidas pelo presente artigo. Vamos abordar brevemente o conceito de gestão acadêmica para depois apresentar 4 estratégias para otimizar a gestão acadêmica de sua IES.

Tenha uma boa leitura!

O que é gestão acadêmica?

Gestão acadêmica, em seu sentido amplo, é o conjunto de processos destinados a gerenciar a qualidade do ensino e aprendizagem de uma instituição de educação. 

Em sentido estrito, por outro lado, a gestão acadêmica é responsável por organizar todos os processos relacionados à secretaria acadêmica da instituição, como matrículas e gerenciamento de documentos. As principais atividades, nessa acepção, são: 

  • manutenção do cadastro atualizado dos professores e suas titulações;
  • definição do processo seletivo e as formas de captação de alunos EaD e presencial;
  • validação dos documentos dos alunos e seus respectivos cursos;
  • preparação e acompanhamento do sistema para o uso dos diários de classe pelos docentes;
  • criação do calendário acadêmico integrando processos gerenciais administrativos e pedagógicos;
  • realização das demandas legais da instituição;
  • emissão de documentos oficiais.

Neste artigo, vamos falar sobre o conceito mais amplo da gestão acadêmica, além de apresentar indicadores e tendências para elevar sua qualidade nas IES.

Quais são os resultados de uma boa gestão acadêmica?

Como a gestão acadêmica é parte central do funcionamento de qualquer IES, naturalmente uma série de vantagens surge do investimento nessa área. Confira, abaixo, uma relação dessas vantagens:

4 Estratégias para otimizar a gestão acadêmica

Neste tópico, serão apresentadas 4 estratégias para elevar sua gestão acadêmica a um padrão de excelência. Elas representam as principais tendências referentes ao assunto atualmente.

1. Tratamento e análise de dados acadêmicos

No atual contexto tecnológico em que vivemos, promover a excelência de qualquer processo de gestão envolve o uso e tratamento de dados

Isso deriva do grande potencial de programas de computador baseados em inteligência artificial. Essas ferramentas conseguem analisar uma grande quantidade de informações e te ajudar a tirar conclusões sobre a melhor forma de alcançar determinados objetivos.

Por isso, o primeiro passo básico para uma boa gestão acadêmica é avaliar como a sua IES armazena e lida com os vários dados que possui. Algumas orientações importantes nesse sentido são:

  • Guardar dados e documentos em bancos de armazenamento em nuvem;
  • Realizar backups regulares desses dados;
  • Investir em sistemas de proteção, para evitar ciberataques e vazamento de dados;
  • Investir em programas de cruzamento de dados.

Seguindo todas essas orientações, é mais fácil obter uma visão holística dos processos relacionados à gestão acadêmica. Vamos explicar como em seguida.

Leia também: Saiba o que é e como usar Learning Analytics em sua IES

Análise de sistemas

Com a tecnologia de inteligência artificial que existe atualmente, programas de computador conseguem analisar uma quantidade massiva de dados e identificar padrões. Essa é a grande vantagem da análise de sistemas.

Por meio dessa tecnologia, algoritmos cruzam uma série de informações e são capazes de fornecer um verdadeiro diagnóstico para resolver problemas. 

Por exemplo: imagine que exista uma taxa de reprovação alta em determinada disciplina. Quais são as causas desse problema? Sem realizar uma análise de dados, fica difícil encontrar a resposta.

Se houver esse recurso, no entanto, é possível obter alguns insights. Pode ser que a disciplina também tenha um alto índice de faltas por parte dos alunos, o que pode indicar problemas na forma como é lecionada.

Porém, pode ser que a mesma disciplina, lecionada por outro professor, apresente as mesmas taxas de reprovação. O ponto é que softwares conseguem relacionar todos os dados alimentados e direcionar melhor os esforços da gestão acadêmica.

Lei Geral de Proteção de Dados

Quando falamos em armazenamento e tratamento de dados, é imprescindível seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso demanda consultoria jurídica especializada, feita por um profissional habilitado.

No entanto, um bom caminho para começar é pensar em formas claras de comunicar, aos titulares dos dados que te interessam, para qual finalidade você os deseja. Isso é necessário para que os titulares forneçam um consentimento válido ao armazenamento e tratamento dos dados, na linha do princípio da informação.

Ilustrando: você quer utilizar os dados acadêmicos dos seus alunos, como seu rendimento semestral, para melhorar sua gestão acadêmica. Então deve pedir exatamente isso, em termos claros e de forma simples.

Discrime, com exatidão:

  • De quais dados específicos você precisa;
  • Por quanto tempo irá armazená-los;
  • Se eles serão divulgados e, nesse caso, se os titulares serão identificados;
  • O fim específico de utilização, como, por exemplo: para gerar relatórios e pesquisas internos à instituição sobre o rendimento acadêmico dos estudantes.

Conheça os principais indicadores acadêmicos

Vamos apresentar, agora, alguns dados relevantes para levar em conta: os indicadores acadêmicos. Eles são basicamente equações matemáticas destinadas a medir aspectos da qualidade e ensino de uma instituição.

Ao utilizá-los, é possível obter métricas precisas sobre a qualidade do aprendizado. Vamos apresentar, em seguida, os principais indicadores acadêmicos.

Coeficiente de Rendimento Acadêmico (CRA)

Esse é o índice oficial sobre o desempenho acadêmico do aluno em cada período letivo, podendo ser utilizado inclusive em processos seletivos. É representado pela seguinte equação:

Fórmula para cálculo do CRA.

Na fórmula acima: 

  • (Nm) são as disciplinas em que o aluno se matriculou ou solicitou dispensa e tem nota aferida;
  • (Ci) equivale à quantidade de horas dessa disciplina. 

Não se computam disciplinas dispensadas sem nota e disciplinas trancadas.

Média de Conclusão (MC)

Esse indicador é semelhante ao CRA, mas leva em consideração apenas as disciplinas em que o aluno foi aprovado, representadas por (Na) na equação abaixo:

Equação para o cálculo da MC.

Não são consideradas, portanto, disciplinas dispensadas, trancadas ou reprovadas.

Índice de Eficiência em Carga Horária (IECH)

Representa a porcentagem entre as disciplinas em que o aluno se matriculou e aquelas em que obteve aprovação. 

Equação para o cálculo do IECH.

  • (Np) equivale às disciplinas aprovadas;
  • (Nm) equivale às disciplinas matriculadas;
  • (Ci), por sua vez, representa o número de horas das disciplinas.

É desejável que esse índice se aproxime de 1 (100%).

Índice de Eficiência em Períodos Letivos (IEPL)

O número de disciplinas matriculadas tem sido suficiente para concluir o curso no tempo programado? É o que procura responder o IEPL, obtido através da seguinte fórmula:

Equação para o cálculo do IEPL.

  • (Na) são as disciplinas em que se obteve aprovação ao longo do curso;
  • (P) é número de períodos integralizados;
  • (CHM) é a carga horária mínima do curso;
  • (DP) é a duração mínima do curso, estipulada no projeto pedagógico.
Índice de Eficiência Acadêmica (IEA)

O IEA, por fim, considera o índice de aprovação do aluno e também as matrículas realizadas. Utiliza os indicadores anteriores para obter um novo, representado pela equação abaixo:

Equação para o cálculo do IEA.

2. Melhorar o relacionamento com os alunos

O relacionamento com os alunos é a parte central de uma gestão acadêmica. 

Dados e coeficientes são importantes para compreender a situação do ensino de uma perspectiva objetiva. Contudo, a perspectiva subjetiva não pode ser relevada.

Em outras palavras, é fundamental levar em conta a realidade das pessoas que fazem parte da instituição, como alunos, professores e demais colaboradores.

Os alunos merecem destaque, já que são os protagonistas da própria vida acadêmica. Por isso, aprimorar sua gestão acadêmica passa necessariamente por construir uma relação mais próxima com o corpo estudantil.

Vamos apresentar, em seguida, alguns pontos de atenção para melhorar sua comunicação e compreensão da realidade dos estudantes.

Acompanhamento individualizado

Acompanhar com proximidade a experiência do aluno auxilia a promover seu engajamento. 

Pode ser que ele tenha dificuldades com os estudos por uma série de motivos. Nesse sentido, boas práticas de comunicação contribuem para identificar e resolver essas dificuldades, melhorando também sua motivação.

Por isso, uma opção é acompanhar os índices acadêmicos de cada um, como taxas de frequência, trancamento de matrículas e notas, e entrar em contato com o aluno que apresentar dificuldades. Esse contato deve ser feito por um profissional especializado, que saiba escutá-lo e orientá-lo para enfrentar o problema.

A partir dessa atenção pessoal, o estudante se sente valorizado e entende que pode contar com uma rede de apoio.

Leia também: 6 dicas de melhoria da experiência do aluno

Cuidados com a saúde mental

Se o aluno não estiver saudável, seu rendimento acadêmico irá decair sem dúvidas. Entretanto, não é este o motivo para se atentar à saúde mental dos estudantes. O principal motivo é para garantir a própria vida dos alunos. 

83,5% dos graduandos relataram vivenciar alguma dificuldade emocional que interfere na vida acadêmica, segundo relatório publicado em 2019 pela Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (Andifes). No mesmo relatório, foi constatada uma duplicação no índice de pensamento suicida entre universitários, entre 2014 e 2018.

Esses dados refletem uma realidade pré-pandêmica. Agora, mais do que nunca, a instituição de educação precisa tomar atitudes concretas para combater o problema, por exemplo, por meio do oferecimento de suporte psicológico aos alunos.

Oferecer opções de financiamento

Dentre os motivos que comprometem o rendimento acadêmico de uma instituição, se destacam aqueles de ordem econômica. Dificuldades financeiras são um óbice à permanência do aluno na IES.

Muitos brasileiros já não tinham condições de arcar com os custos da educação superior privada antes da pandemia de covid-19. Agora, com todos os reflexos econômicos da crise sanitária, a situação piorou.

Segundo levantamento realizado pelo Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getulio Vargas, a renda média domiciliar per capita no Brasil foi de R$1.065,00 no primeiro semestre de 2021. No mesmo período, em 2020, a renda era cerca de 10% maior.

Logo, é fundamental montar estratégias para auxiliar os alunos a se manterem no curso, por meio de programas de financiamento estudantil. Confira, a seguir, alguns deles:

  • Adesão da IES às iniciativas de financiamento estudantil público, como Fies e Prouni;
  • Parcerias da IES com bancos e instituições financeiras, a fim de aderir a programas consolidados de financiamento estudantil privado;
  • Montar o próprio programa de financiamento estudantil, que pode abarcar flexibilização e parcelamento das mensalidades, oferecimento de descontos e bolsas de estudo.

Muitas instituições estão investindo em montar o próprio programa de financiamento estudantil. O número de IES que ofertam crédito próprio cresceu de 14,4% em 2014 para 28,3% em 2017, segundo dados do Mapa da Educação Superior Brasileira de 2020.

3. Comunicação inteligente com os colaboradores da IES

Além de prestar atenção na realidade do aluno, deve-se também trabalhar para criar uma boa relação com os colaboradores da IES. Por colaboradores, entende-se o grupo de professores e todos os demais funcionários da instituição.

Para alcançar esse objetivo, o caminho principal é desenvolver bons canais de comunicação com os colaboradores. Estes canais devem ser transparentes e efetivos, de forma a compreender melhor suas experiências e expectativas.

A partir da otimização desse diálogo, algumas questões sobre a realidade dos colaboradores precisam ser investigadas:

  • Quais são suas principais dificuldades dos processos de ensino?
  • Quais são as experiências positivas dos colaboradores na instituição?
  • Quais sugestões possuem para otimizar o campo acadêmico?

A experiência dos professores, em particular, impacta muito no rendimento do corpo discente. Alunos engajados e bem sucedidos dificilmente mantêm essas qualidades se não têm contato com docentes valorizados e motivados.

Leia também: 8 competências do professor do futuro e como a sua IES pode capacitá-lo

4. Aposte na inovação do ensino

Não poderíamos encerrar este artigo sem mencionar um ponto-chave para melhorar a gestão acadêmica: o ensino inovador.

Investir em metodologias e ferramentas inovadoras no ensino garante uma vantagem competitiva às IES. Vários desses recursos são demandados pelo corpo estudantil, que precisa corresponder também às expectativas do mercado de trabalho.

Nesse sentido, algumas das aptidões profissionais do futuro, segundo o Fórum Econômico Mundial, são trabalhadas por meio de uma educação superior inovadora. Como exemplo, podemos citar:

  • Criatividade, originalidade e iniciativa;
  • Aprendizagem ativa;
  • Pensamento crítico e analítico.

Ademais, utilizar metodologias inovadoras aprimora o potencial de absorção do conteúdo em todas as áreas.

E, para melhorar a sua gestão acadêmica por meio da inovação, que tal conferir o nosso guia sobre metodologias ativas a seguir?

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