Entenda como desenvolver a gestão da permanência em sua instituição de educação superior

Se você deseja melhorar a retenção de alunos em sua IES, é essencial investir em uma boa gestão da permanência. Entenda melhor sobre isso no artigo de hoje!

O Mapa do Ensino Superior no Brasil, divulgado pelo Instituto Semesp em 2020, indicou que 608 mil estudantes desistiram ou trancaram suas matrículas em instituições de educação superior. Esse número representa uma taxa de evasão de 10,1%, cerca de 3% a mais do que o observado em 2019. 

Para as IES, é muito importante contar com boas estratégias de captação de alunos. No entanto, elas podem não ser suficientes: é preciso investir também em estratégias para mantê-los matriculados e evitar trancamentos. A gestão da permanência é uma prática que pode contribuir para esse objetivo. Neste artigo, explicaremos o que ela é, como funciona, e daremos 8 dicas para implementá-la.

Entenda a gestão da permanência

O processo de evasão de um aluno da IES acontece quando, depois de já matriculado, ele para de frequentar a instituição e abandona os estudos. Embora não seja desejado, é um processo cada vez mais comum e, com a pandemia, se tornou ainda mais recorrente.

A evasão pode ser motivada por diferentes fatores. Apesar disso, há ferramentas que permitem não só identificá-los, mas também combatê-los. Uma dessas ferramentas é a gestão da permanência.

A gestão da permanência atua de forma coordenada e sistêmica, sendo responsável por identificar os motivos que levaram à evasão e por apresentar soluções para eles. Desse modo, sua ação é preventiva e focada nos resultados a longo prazo. Além disso, ela promove um olhar mais detalhado sobre a IES, elencando pontos que precisam de melhorias.

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Conheça a importância de fazer a gestão da permanência

Por oferecer um panorama completo dos pontos positivos e negativos da instituição de ensino, a gestão da permanência auxilia a IES a perceber e solucionar problemas.

É ela que identifica as causas da evasão, o que possibilita aos gestores investir em melhorias específicas e bem direcionadas. Se os alunos deixam a instituição devido à sua infraestrutura educacional, por exemplo, é possível pensar em reformas ou atualizações. 

Também é a gestão da permanência que previne problemas recorrentes, uma vez que foca em resolvê-los tão logo eles se apresentam. Nesse sentido, se é identificado que um dos motivos para a evasão é a falta de um programa de financiamento estudantil, pode-se pensar em ações para montá-lo.

A gestão da permanência também auxilia no acompanhamento dos estudantes, promovendo um espaço aberto para feedbacks. Assim, é possível otimizar a jornada do aluno e torná-la mais atraente para ele, o que estimula a sua permanência na IES. 

Veja os principais indicadores para a gestão da permanência

Como uma boa ferramenta, a gestão da permanência possui alguns indicadores aos quais os gestores devem estar atentos. Eles ajudam no processo de mapeamento das causas para a evasão dos alunos da IES e, consequentemente, na elaboração de planos de ação para resolvê-los. 

Abaixo, separamos os 5 principais indicadores.

1. Inadimplência

Nos últimos anos, a taxa de alunos inadimplentes aumentou consideravelmente. A inadimplência é um indicador da saúde financeira da IES, mas também pode ser usado para entender a evasão dos alunos. 

 Afinal, quanto mais mensalidades atrasadas, maior a chance de o estudante estar enfrentando dificuldades financeiras, o que pode levá-lo a abandonar o curso. 

Por isso, quando esse indicador está muito alto, talvez seja hora de investir em processos que evitem o acúmulo de dívidas, como o financiamento estudantil privado.

2. Frequência

Os motivos para um aluno ter um alto número de faltas pode variar muito, especialmente no caso do ensino a distância. No entanto, é indiscutível que a baixa frequência pode interferir no desempenho do estudante, o que o desmotivaria a permanecer na instituição.

 Por isso, quando esse indicador chama a atenção dos gestores, é hora de pensar em planos de ação individualizados, que foquem em entender o contexto (familiar, profissional e pessoal) daquele aluno. Assim, será possível alcançar soluções mais eficazes, além de a IES se tornar um local de apoio para o estudante.

3. Desempenho acadêmico

Quando notas baixas se tornam frequentes, é natural que um aluno se sinta desmotivado a continuar os estudos. Por isso, é importante verificar quais e quantos alunos estão abaixo da média em uma IES e se essa queda de desempenho é momentânea ou constante. 

 Dessa maneira, será possível entrar em contato com esses alunos e verificar a que essa diminuição do desempenho está relacionada. A partir das respostas, pode-se criar ações para evitá-la, como uma comissão acadêmica responsável por amparar e auxiliar os alunos em seus processos.

4. Comportamento estudantil

Alunos desmotivados ou pouco interessados nas aulas podem ser mais propícios a evadir. Isso porque talvez não estejam se adaptando às metodologias estudantis, não entendam a função de determinados conteúdos na sua formação ou simplesmente não se conectem aos valores da IES.

Por isso, é importante identificar esses estudantes e compreender as razões dos seus comportamentos. Desse modo, será possível pensar em ações direcionadas a atendê-los. Os professores podem ser importantes aliados, seja identificando esses comportamentos, seja elaborando planos de aula com metodologias ativas mais eficazes.

5. Satisfação do aluno

Para compreender os índices de satisfação do corpo estudantil de uma IES, é preciso observar vários fatores: a qualidade do ensino, a estrutura da IES, o corpo docente, o atendimento, o relacionamento etc. Por isso, é importante permitir aos estudantes que expressem suas opiniões.

Para isso, a IES pode criar ferramentas que deem a esses alunos um espaço para indicar pontos positivos e negativos. Desse modo, além de um panorama completo de pontos positivos e negativos da instituição, seria possível criar ações que melhorassem os problemas antes que os índices de evasão aumentassem.

Confira as e tapas da evasão estudantil

Como todo processo, a evasão estudantil não se dá do dia para a noite. Na verdade, ela é um processo longo e motivado por diversas razões. Por isso a gestão da permanência é tão importante: para identificar em que etapa o aluno se encontra e prevenir que a evasão efetiva ocorra.

Dessa maneira, é possível identificar algumas etapas, caracterizadas pelo perfil do aluno. São elas: 

  • Potencial evasor. Nesse caso, o aluno ainda não sabe se quer mesmo sair da IES. Por isso, deve ser abordado estrategicamente. É importante compreender suas insatisfações e apresentar razões para que ele fique.
  • Evasor declarado. O aluno, aqui, já decidiu que quer sair da IES, mas ainda não iniciou esse processo. É importante que haja, portanto, um contato direto entre o gestor e esse estudante, para apresentar soluções para os problemas identificados.
  • Evasor em processo. Nessa fase, o aluno já solicitou os documentos necessários para se desligar da IES. É essencial que, para tentar mantê-lo matriculado, a IES já esteja resolvendo os problemas apontados. No entanto, também é muito importante não dificultar o processo, fazendo com que o estudante perceba que a instituição o respeita.
  • Evadido. Finalmente, este é o caso em que o aluno já saiu da IES. Contudo, ele não deve ser abandonado. Suas razões para deixá-la servem como parâmetro para as construções de melhorias. Deve-se trabalhar para que ele deseje voltar.

8 dicas para implementar a gestão da permanência

Agora que você já sabe identificar os potenciais evasores da sua IES e já compreende a importância da gestão da permanência, é hora de conhecer algumas dicas para implementá-la. 

Importa lembrar, porém, que essa ferramenta proporciona uma experiência significativa de aprendizagem, minimizando tanto a saída de alunos da instituição de ensino, quanto os problemas recorrentes que a IES pode apresentar. 

Por isso, o foco da gestão da permanência não são apenas as ações imediatas, mas aquelas que apresentarão um resultado positivo ao longo dos anos seguintes.

1. Conheça seus alunos

Para entender por que seus alunos saem da sua IES, é importante saber quem eles são e quais as suas prioridades. Por isso, conhecê-los é o principal fator para implementar ações e ferramentas efetivas. Seja através de formulários, seja efetivamente conversando com esses indivíduos, invista em mecanismos que permitam que eles se expressem e ajudem o seu time de gestão a identificar possíveis interesses, desejos e sonhos. Desse modo, será mais fácil oferecer soluções para eventuais problemas.

2. Tenha uma boa presença online

Hoje em dia, tudo acontece no digital. Por isso, tornou-se essencial ter uma boa presença online. Investir em ações de marketing já não é o suficiente: sua IES precisa oferecer bons conteúdos e se comunicar diretamente com os alunos

Isso significa que ela precisa estar presente nas redes sociais, oferecer informações relevantes e manter o interesse desse público elevado. Desse modo, será mais fácil entender o que eles buscam, o que pode auxiliar tanto no processo de captação, quanto na retenção desses estudantes.

3. Invista em tecnologia

Mais do que presença online, sua IES deve ser capaz de oferecer aos alunos boas experiências, dentro e fora de sala de aula. A tecnologia é uma ferramenta indispensável para isso. Tanto porque possibilita a implementação de novas metodologias, quanto porque faz com que o aprendizado seja muito mais dinâmico

Por isso, foque em equipar a sua instituição: computadores, bibliotecas digitais e laboratórios podem ser um ótimo começo.

4. Invista em educação digital

Em um mundo globalizado, é impossível se manter alheio a todos os benefícios da tecnologia. Investir em educação digital é uma maneira de garantir que professores, alunos e demais integrantes da IES terão acesso a todas as ferramentas de que precisam para chegar aos melhores resultados possíveis

Isso significa tanto ser capaz de otimizar serviços, como o envio de mensagens e lembretes, quanto melhorar o desempenho e a participação em sala de aula. A educação digital deve ser um dos pilares da sua IES.

5. Foque em metodologias ativas

Caminhando de mãos dadas com a tecnologia e a educação digital estão as metodologias ativas. Elas são ferramentas e práticas pedagógicas que têm como objetivo incentivar um maior engajamento do estudante e possibilitar um aprendizado mais personalizado e efetivo

Dessa maneira, podem ser ótimas aliadas no combate à evasão, desde que aplicadas corretamente. Por isso, pensar em metodologias ativas específicas para as modalidades presencial e EaD pode ser uma maneira de manter os alunos interessados na IES e evitar a sua evasão.

6. Tenha um sistema de gestão educacional

Para que todo o processo de gestão da permanência funcione, é preciso ter um sistema e equipe de gestão educacional muito bem preparados. Por isso, invista em profissionais interessados, preparados e proativos para gerenciar a qualidade do ensino e da IES. 

Otimizar a gestão é uma maneira de garantir que todos os processos importantes da instituição serão realizados por uma equipe confiável e dedicada.

 7. Invista em ambientes e práticas inclusivas

Uma característica importante para as instituições de ensino é ser mais inclusiva. Caso essa não seja uma prioridade na sua IES ainda, pare tudo e foque em como promovê-la de maneira efetiva

Isso porque os alunos podem se sentir desestimulados a continuar em um espaço que não garante que eles tenham as mesmas oportunidades que os demais, tanto de acesso aos ambientes, quanto de inclusão nas atividades. E lembre-se que, quando pensamos em inclusão, falamos também sobre alunos com TDAH e dislexia.

8. Tenha uma cultura sólida

Para que a gestão da permanência funcione e seja efetiva, é imprescindível que todos os integrantes da sua instituição de educação superior estejam na mesma página. Por isso ter uma cultura sólida é tão importante. Ela garante que os valores e objetivos da sua IES estão sendo postos em prática e são claros para todo mundo. Assim, com mais pessoas caminhando na direção de um objetivo comum, é muito mais fácil alcançá-lo.

Agora que você já sabe o que é e como aplicar a gestão da permanência na sua IES, não deixe de aprender tudo sobre a personalização do ensino! Essa prática também auxilia a diminuir a evasão e torna o processo de ensino-aprendizagem mais eficaz.

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