Passo a passo para desenvolver uma boa gestão de polos EaD

Entenda quais são os pilares da gestão de polos EaD e as dicas mais importantes para garantir a qualidade do ensino em sua instituição de educação superior!
Gestão de polos EaD: fotografia de uma moça usando o computador para estudar.

A educação no Brasil vem de uma crescente com a democratização do ensino básico até o grande acesso ao ensino superior que vivemos hoje. 

Há uma tentativa de manter o crescimento da área, o que implica em uma melhor qualificação da população brasileira a partir de uma grande adesão à formação superior. Seja nas instituições públicas ou privadas, o aumento da quantidade de vagas e cursos em vários níveis de ensino faz parte da realidade brasileira. 

Nessa mesma perspectiva, as modalidades de ensino também foram expandidas, com cursos presenciais, semipresenciais e a distância. Do ensino a distância por correspondência às novas plataformas de aula remotas, a modalidade EaD no ensino superior cresceu vertiginosamente. 

Segundo o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (INEP), de 2009 a 2019 o aumento de matrículas atingiu 378,9%.O salto é imenso! 

São mais de um milhão e meio de estudantes que realizavam sua formação a distância, sendo que o número anterior, em 2009, era de 330 mil. E para comprovar que o ensino superior a distância realmente atingiu números impressionantes, o ensino presencial cresceu apenas 17,8% no mesmo período.

Essa verdadeira tendência no campo da educação demonstra que a qualidade do ensino a distância captou novos estudantes, e isso se dá graças ao salto das tecnologias, à equivalência ao diploma presencial e às dificuldades enfrentadas por adultos que precisam trabalhar, cuidar da família, se deslocar, e precisam facilitar seu processo de formação.

Uma coisa é certa: o ensino a distância representa mais oportunidades para se manter estudando, melhora nas aptidões que atendem ao mercado de trabalho, além da redução dos custos para alunos e instituições mantenedoras.

Importante dizer que a redução de custos é inerente a essa modalidade de ensino, e não necessariamente relacionada a uma má prestação de serviço, e é sobre isso que falaremos neste post. 

Apesar de não disponibilizar uma estrutura física de acesso rotineiro aos estudantes, as instituições de educação superior (IES) que têm cursos a distância contam com algumas responsabilidades, como a boa gestão de polos EaD.

Os polos de educação a distância são locais de referência para os estudantes, e sua boa gestão garante a retenção e atração de novos alunos. Cada vez mais as IES têm se preocupado em tornar esses ambientes melhor gerenciados para oferecer novas possibilidades aos discentes.

Alguns locais oferecem salas de estudo para alunos matriculados, entre outras ferramentas de suporte, mas o importante mesmo é fornecer um bom atendimento aos estudantes que irão recorrer aos polos.

Eles são essenciais para a realização de atividades como aplicação de provas, portanto estão diretamente conectados à sobrevivência dos cursos. Neste post vamos passar por pontos centrais da gestão de polos EaD, como sua importância, pilares do gerenciamento desses locais e dicas. Acompanhe!

A expansão dos polos EaD 

Um dos fatores decisivos para a expansão da educação a distância é o aumento do número de polos EaD. A presença física, em muitas cidades, especialmente as de interior, gera maior confiabilidade na capacidade de suporte das IES. 

A partir da criação da Portaria Normativa nº 11 de 20 de junho de 2017, houve flexibilização no estabelecimento de novos polos pelas instituições de educação superior credenciadas para oferta de cursos nessa modalidade. 

O texto da lei diz que as IES podem criar polos EaD de forma autônoma, desde que respeitem o número designado ao Conceito Institucional mais recente que a instituição apresentou. 

Com a possibilidade de criar novos polos EaD de forma facilitada, houve um aumento de quase 90% no número de polos de ensino a distância nos seis primeiros meses da nova regra.

Mas não só de bons números vive a educação a distância. Um aumento na quantidade de polos demanda, e muito, das IES, que precisam zelar pela marca oferecendo um bom serviço em várias localidades

Para se ter uma ideia, de acordo com a legislação, as IES com conceito institucional 5 podem ter até 250 polos de apoio à educação a distância. Desafios multiplicados e potencialidades também. Entenda, a seguir, por que os polos são tão importantes.

A importância da boa gestão de polos EaD 

O polos de EaD são unidades acadêmicas e operacionais descentralizadas, ou seja, fazem parte de uma estrutura de ensino fornecida por uma empresa ou órgão que disponibiliza a formação a distância 

Seja no país ou no exterior, o intuito desses locais é promover o desenvolvimento de atividades presenciais relativas aos cursos superiores a distância. E para isso precisa contar com uma estrutura de respeito, com:

  • Salas de aula ou auditório;
  • Laboratório de informática;
  • Laboratórios específicos presenciais ou virtuais; 
  • Sala de tutoria;
  • Ambiente para apoio técnico-administrativo;
  • Acervo físico ou digital de bibliografias básica e complementar;
  • Recursos de Tecnologias de Informação e Comunicação -TIC;
  • Organização dos conteúdos digitais.

Entre as principais funções dos polos de educação a distância estão a realização de tutorias, avaliações, estágios, práticas profissionais e de laboratório e defesa de trabalhos, tudo de forma presencial.

Tudo isso tem que estar ligado a uma política de suporte aos alunos em suas necessidades. O polo presencial é o reforço de que a instituição está ali por eles e tem ferramentas para oferecer uma boa formação. 

O Ministério da Educação preconiza que haja um bom processo de gestão de polos EaD para o pleno desenvolvimento da educação a distância, tamanha a importância disso na formação dos discentes. 

Os pilares da gestão de polos EaD

Assim como em qualquer organização, a gestão de polos EaD precisam contemplar planejamento, organização, direção e controle de processo

Para auxiliar os gestores a pensar nas principais frentes administrativas ligadas a uma IES que disponibiliza atendimento presencial  nos polos, há três aspectos centrais a serem considerados. São eles os processos administrativos, estruturais e pedagógicos.

1. Gestão administrativa

A gestão administrativa concentra as demandas burocráticas do ensino a distância. Sem esse importante pilar é impossível manter o bom funcionamento do local. Uma boa gestão administrativa contempla a estruturação completa do polo e dos cursos a distância, bem como sua adequação às leis.

A gestão administrativa de um polo contempla, ainda, a montagem, capacitação e gerência  da equipe de atendimento e demais profissionais envolvidos, como tutores e professores. 

Esse tipo de administração auxilia na definição do projeto pedagógico e garante o seguimento dos valores da empresa, tudo isso para atingir as metas e cumprir a missão estabelecida. 

Além disso, é a partir da gestão administrativa que surgem as melhorias que vão aprimorar os processos de ensino, como contratação de ferramentas de aprendizado, por exemplo. 

2. Gestão estrutural

Bem como o nome diz, a gestão estrutural trata das estruturas que suportam o processo de ensino a distância. A palavra pode remeter a uma construção, uma obra, mas pode ter a ver com processos que são virtuais, como o cuidado com as plataformas de ensino e gestão.

Se a gestão administrativa trata das questões burocráticas, é por meio da gestão estrutural que o administrador consegue ter uma visão dos processos necessários para o funcionamento da sua IES

A gestão estrutural cuida dos processos demandantes da estrutura física do polo e de todos os desdobramentos não físicos disso, como o que é necessário para manter o dia a dia do trabalho e quais são as ações necessárias para manter o bom funcionamento dos sistemas utilizados pela instituição.

3. Gestão pedagógica

Os serviços prestados pela IES dependem de uma boa gestão pedagógica. Para alinhar a função pedagógica da instituição, é preciso que os processos administrativos relacionados à proposta pedagógica da instituição sejam bem estabelecidos.

E como se dá um processo de gestão pedagógica? Na atenção com a qualificação do corpo docente, no estabelecimento das metodologias de ensino a serem utilizadas e no bom funcionamento da proposta de ensino em relação às plataformas empregadas. 

É necessário fornecer acesso a sistemas que garantam a possibilidade de aprendizado a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, o material pedagógico deve ser criado para um bom funcionamento na modalidade a distância.

Como em qualquer ambiente escolar, é preciso que haja boa interação entre gestores e equipe pedagógica, com alinhamentos constantes sobre as melhores formas de atender aos discentes. 

7 Dicas para uma gestão de polos EaD de qualidade

Diante do que já abordamos, o que os gestores podem fazer para elevar o padrão de qualidade de seus processos nas instituições de educação superior? A seguir elencamos sete dicas para quem deseja aprimorar a gestão de polos EaD:

1. Conheça a legislação

Para que o serviço estabelecido no polo seja feito de maneira adequada, é preciso seguir uma série de legislações. O credenciamento do polo está diretamente ligado ao credenciamento de cursos na modalidade a distância.

Ter polos para atividades presenciais é uma obrigação das IES que disponibilizam cursos EaD. Sua distribuição no território deve contemplar diferentes regiões, para que haja melhor atendimento aos alunos, sem que eles tenham grandes transtornos logísticos. 

Até mesmo a quantidade e capacitação dos profissionais envolvidos está estabelecida em lei.

Ou seja, todos os passos relacionados ao estabelecimento de polos EaD devem estar baseados na legislação vigente, o que garante o seguimento dos melhores protocolos, para melhor atender o público esperado. 

2. Confie e treine gestores locais 

Com uma grande quantidade de polos, é impossível que apenas um gestor consiga fazer uma administração dedicada dos espaços. Para isso, é preciso que haja equipes locais capacitadas e capazes de levar os valores da IES adiante. 

Deve haver certa independência em relação à sede, e para isso é preciso que haja protocolos que sejam replicáveis nos mais diversos territórios. Sistemas administrativos, de aprendizado e de gestão de provas podem ajudar bastante. 

Centralizar a gestão de polos EaD pode gerar muita sobrecarga, o que desfavorece o processo de uma boa administração. Treine e confie no conhecimento que foi replicado, e sempre tenha formas de mensurar o sucesso da gestão dos polos. 

3. Use a tecnologia a seu favor

Descentralizar a gestão de polos EaD não significa deixar que cada local faça as coisas 100% a seu modo. É preciso ter protocolos, e para auxiliar nisso, um bom sistema de gestão é sempre bem vindo!

Eles ajudam a padronizar o processo administrativo, reduzem a quantidade de possíveis erros e dão mais confiança para quem está desempenhando o importante papel de gestor. 

A utilização de um sistema de gestão auxilia os profissionais que fazem auditorias nos locais. Dessa forma, é possível centralizar informações de interesse nos momentos em que isso é necessário.

4. Esteja atento ao dinheiro

Uma estrutura presencial demanda atenção especial ao dinheiro, principalmente diante a uma gestão descentralizada. O controle dos custos de manutenção deve ser bem estabelecido, para evitar insucessos ligados a problemas financeiros.

Para ter um controle melhor dos gastos de um polo EaD é interessante que a IES utilize um sistema automatizado.

5. Faça do polo seu cartão de visitas

O polo precisa ser um local agradável, em que o aluno se sinta acolhido, respeitado, e principalmente, auxiliado em suas demandas. 

Treinamentos da equipe de atendimento podem ser a diferença entre manter uma matrícula ou não. Diante dos desafios da vida, o aluno deve escolher ficar, e isso é uma responsabilidade compartilhada entre todos os funcionários da IES. 

Leia também: Saiba como fazer a captação de alunos EaD em sua IES

6. Mostre que você está atualizado

A educação a distância, nos dias de hoje, prevê uma grande conexão com a tecnologia. Por isso, os polos acabam refletindo essa característica, tendo em sua estrutura várias ferramentas de tecnologias educacionais. 

Esteja atento às novas tecnologias disponíveis, invista em acervos digitais, formações complementares online, aplicativos, etc. Para baratear e padronizar a oferta, unifique a disponibilização dessas ferramentas nos polos da IES.

7. Invista no time

Para cobrar um bom trabalho, é preciso oferecer uma boa estrutura. Tenha canais de comunicação abertos para sugestões de funcionários, dos mais diversos níveis. Isso garante uma gestão mais simples, com o time bem alinhado.

Para fornecer suporte aos colaboradores, disponibilize e incentive a formação contínua. Isso irá melhorar progressivamente a qualidade dos serviços prestados. 

Agora você já conhece um pouco mais sobre a gestão de polos EaD e pode implementar as informações e dicas para dar um salto de qualidade nos serviços oferecidos em sua IES. Não deixe de conferir nosso post sobre o passo a passo para a elaboração de conteúdos EaD.

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