Gestão de processos na educação: saiba como realizar com eficácia

Saiba o que é a gestão de processos na educação, qual sua importância e confira dicas imperdíveis para realizar uma gestão eficiente em sua IES!
Gestão de processos na educação: mulher usando computador

A gestão de processos na educação é fundamental para as instituições de educação superior que desejam otimizar resultados e fluxos de processos. Confira neste artigo como realizá-la com eficácia! 

Para Thieves (2001), a estruturação da Instituição em torno de seus processos de negócio significa uma mudança na postura administrativa tradicional, cujo enfoque estava no gerenciamento de como as atividades são executadas individualmente para uma visão global e dinâmica de toda a Instituição. Dessa forma, possibilita a compreensão de como os processos são executados, permitindo, assim, uma visão holística da Instituição, objetivando a uma melhor compreensão do todo organizacional. [destaques nossos]

Esse trecho foi retirado do artigo Gestão de Processos: uma Metodologia Redesenhada para a Busca de Maior Eficiência e Eficácia Organizacional, escrito por Simone Pradella, Doutoranda em Desenvolvimento Regional pela Universidade de Santa Cruz do Sul – UNISC/RS e evidencia a importância da gestão de processos na educação para garantir qualidade, melhores desempenhos e eficácia organizacional.

Com isso em mente, preparamos este artigo para trazer a importância da gestão de processos na educação, técnicas e dicas de como realizá-la em sua instituição de educação superior (IES). Confira!

Neste artigo você irá encontrar:

Índice

  1. O que são processos educacionais? 
  2. Quais são os processos da educação? 
  3. O que é gestão de qualidade total na educação?
  4. Qual a importância da gestão de processos na educação?

4.1 Benefícios da gestão de processos na educação

  1. Técnicas para a gestão de processos na educação

5.1 Notação e Modelo de Processos de Negócio – BPMN

5.2 Modelagem de processos AS IS, TO BE e TO DO

  1. Dicas para melhorar a gestão de processos em sua IES

6.1 Conheça cada processo de sua IES;

6.2 Organização financeira;

6.3 Faça pesquisas de satisfação;

6.4 Adote ferramentas para gestão de processos educacionais

6.4.1 Fusion Platform;

6.4.2 Cobrança fácil;

6.4.3 Agenda digital;

6.4.4 Biblioteca digital.

Tenha uma ótima leitura!

O que são processos educacionais?

Os processos da educação abrangem todas as tarefas, fluxos e rotinas de uma instituição de educação superior, sejam eles práticos ou teóricos. Ou seja, são os processos de todas as áreas operacionais de uma IES, como por exemplo o processo de matrícula e a gestão do financeiro.

Por isso, é muito importante que haja uma gestão eficiente desses processos, que é o que abordaremos ao longo deste artigo. 

Acompanhe a leitura!

Leia também: Saiba o que é gestão educacional, quais são seus elementos e como desenvolver na IES

Quais são os processos da educação?

Existem inúmeros tipos de processos educacionais dentro de uma instituição de educação superior. Isso porque as demandas vão variar de acordo com a instituição e as suas particularidades e necessidades. 

Para melhor ilustrar, preparamos uma tabela com os processos comuns às IES. Observe a seguir:  

Processo de seleção e inscrição;Processo de matrícula e rematrícula;
Cadastramento de alunos;Gestão de mensalidade;
Recrutamento de professores;Processo de ensino-aprendizagem;
Métodos de ensino;Método de avaliação da IES; 
Elaboração e atualização de grade curricular;Controle de evasão de alunos;
Gestão de bibliotecas;Registros de presenças;
Suporte ao aluno;Suporte aos docentes; e mais.

Leia também: 15 ideias para melhorar a retenção de alunos no ensino superior

O que é gestão de qualidade total na educação? 

A Gestão da Qualidade Total (GQT), ou Total Quality Management, consiste no conjunto de estratégias adotadas para garantir a eficiência total de uma organização, com o objetivo de garantir qualidade em todos os processos e satisfazer as necessidades do público alvo, seja ele interno ou externo. 

Essa modalidade gerencial surgiu nos Estados Unidos, na década de 30, quando o engenheiro Walter Shewhart desenvolveu os primeiros métodos estatísticos de gestão de qualidade total. 

Dessa forma, a Gestão da Qualidade Total na educação superior pode ser compreendida como todas as medidas que uma IES adota para otimizar produtos, serviços e relações.

Sobre o assunto, Gilsiléa de Sousa Campos, autora do artigo Gestão da Qualidade Total na Educação: Possibilidades e Desafios, pontua que 

De acordo com Trentin (2012), uma organização que busca a gestão da qualidade possui a preocupação em acompanhar os desdobramentos e resultados de suas ações. Nas organizações com esta preocupação, é necessário desenvolver “os instrumentos e mecanismos para o acompanhamento, com registro, organização e sistematização dos dados” 

Leia também: 4 estratégias para otimizar a gestão acadêmica de sua IES

Qual a importância da gestão de processos na educação?

A gestão de processos educacionais é fundamental para, além de efetuar o controle dos processos existentes, garantir a eficiência destes e a eficácia organizacional.

Sobre o assunto, Simone Pradella ressalta que

A adoção da prática de gestão de processos tem sido vista por alguns autores como uma forma de apoio ao progresso gerencial na busca por melhores resultados (Assunção & Mendes, 2000), o que tem justificado a incorporação do tema no ambiente das organizações.

Além disso, é importante ressaltar que ao prezar por uma gestão de processos eficiente na sua IES, esta não será restrita somente aos processos acadêmicos, mas a todos os processos da instituição, englobando, assim, todas as esferas de atuação.

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Benefícios da gestão de processos na educação

De fato, existem inúmeros benefícios para a IES que investe na gestão de processos educacionais eficaz. Conheça a seguir as principais vantagens obtidas: 

  • facilitação da tomada de decisão dos gestores;
  • melhor desempenho na avaliação do MEC;
  • aumento da produtividade de equipe e alunos;
  • facilitação da rotina dos colaboradores e alunos;
  • melhores resultados dos alunos;
  • maior engajamento dos estudantes;
  • otimização de orçamento e controle de gastos e custos;
  • controles de desempenho;
  • automatização das tarefas e processos; e muito mais!

Leia também: 12 dicas para quem está preparando sua biblioteca para avaliação do MEC

Técnicas para a gestão de processos na educação

Confira a seguir as duas técnicas de gestão de processos educacionais mais utilizadas: 

  1. Notação e Modelo de Processos de Negócio ou BPMN
  2. Modelagem de processos AS IS, TO BE e TO DO

Notação e Modelo de Processos de Negócio ou BPMN

O Modelo de Processos de Negócio (Business Model and Notation BPMN) é, basicamente, a representação gráfica dos processos da organização através da notação. 

Essa técnica facilita a compreensão do funcionamento geral da gestão dos processos educacionais e simplifica as iniciativas. 

Além disso, a partir do uso da técnica e softwares é possível automatizar atividades. 

Modelagem de processos AS IS, TO BE e TO DO

A modelagem de processos é uma técnica bastante utilizada para garantir eficiência na gestão de processos educacionais.

Os objetivos da modelagem de processos são: 

  • Melhor compreensão do funcionamento da organização; 
  • Conhecimento e experiência adquiridos para uso contínuo; 
  • Otimizar o fluxo de informações; 
  • Reestruturar a organização (aspecto funcional, comportamental,
  • estrutural, etc.), controlando-a e coordenando-a.

Além disso, dentro dessa técnica de gestão de processos existem três modelos. Que são: 

AS IS: identificação e o mapeamento dos processos; 

TO BE: análise e o redesenho dos processos; 

TO DO: identificação de tecnologias capazes de melhorar a gestão.

A esse respeito, Simone Pradella pontua o seguinte

A modelagem de processos ganha importância pela sua função de registro, pela padronização e documentação histórica da organização, pelo fato de o aprendizado ser construído com base em conhecimentos e experiências passados.

Dessa forma, o aprendizado é dependente dos mecanismos institucionais usados para reter o conhecimento e a memória dos indivíduos (por exemplo, políticas, estratégias), pois a organização não pode arriscar-se a perder lições e experiências conseguidas, uma vez que as pessoas migram de um emprego para outro. [destaques nossos]

Leia também: Saiba quais são os critérios analisados na avaliação de bibliotecas pelo MEC

Dicas para melhorar a gestão de processos em sua IES

De fato, administrar os processos de uma IES não é tarefa fácil. E é para ajudar nesse desafio que preparamos algumas dicas para melhorar a gestão de processos educacionais. São elas:

  1. Conheça cada processo de sua IES;
  2. Tenha organização financeira;
  3. Faça pesquisas de satisfação;
  4. Invista em ferramentas para gestão de processos educacionais.

Conheça cada processo de sua IES

Para que a instituição possa otimizar suas operações e adotar uma técnica e ferramenta de gestão adequada para a otimização, é essencial conhecer cada processo e etapa, para identificar os fatores satisfatórios e aqueles que precisam ser melhorados.

Tenha organização financeira

Uma gestão financeira saudável é crucial para a manutenção de uma IES. Sendo assim, é necessário planejamento e controle orçamentário anuais, com um eficaz controle de entradas e saídas de receitas, o que permitirá um fluxo de caixa saudável. 

Além disso, com uma gestão financeira efetiva é possível, ainda, identificar e solucionar gargalos e combater a inadimplência.

Por fim, gerir o financeiro é também manter os processos atualizados e verificar, sempre, a situação financeira atual da instituição.

Faça pesquisas de satisfação

Realizar pesquisas de satisfação é fundamental para trabalhar a partir dos feedbacks. Nesse sentido, faça pesquisas para verificar a satisfação e identificação dos alunos e docentes com as estratégias da sua IES.

Adote ferramentas para gestão de processos educacionais

Junto às técnicas e dicas abordadas anteriormente, a tecnologia pode ajudar na efetiva gestão de processos na educação superior. Sendo assim, por que não utilizá-la? 

Considere a tecnologia sua aliada para trazer dinamicidade e rapidez na administração de processos. Para tanto, opte por ferramentas e softwares de gestão que irão te ajudar na gestão dos processos educacionais de forma eficaz. 

Nesse sentido, separamos algumas ferramentas que irão otimizar os processos organizacionais de sua IES. São elas: 

  1. Fusion Plataform; 
  2. Cobrança fácil;
  3. Agenda digital;
  4. Biblioteca digital.

Em seguida, conheça cada uma dessas ferramentas e suas funcionalidades: 

Fusion Plataform

A Plataforma Fusion possui funcionalidades que permitem a gestão educacional a partir de funcionalidades como: 

  • A modelagem BPM studio dos processos; 
  • O acompanhamento das tarefas e gestão dos processos; 
  • A criação de formulários eletrônicos; 
  • A integração de formulários com outras aplicações; 
  • Recursos sociais; 
  • Gestão Eletrônica de documentos (GED).

Cobrança Fácil 

Essa ferramenta é muito interessante para a gestão financeira de sua IES. 

O Cobrança Fácil é uma ferramenta de meio de pagamento para geração de boletos bancários e tem como objetivo otimizar o processo de cobrança da sua instituição e reduzir custos operacionais relacionados.

Agenda digital  

A Agenda Digital é um aplicativo que permite a conexão entre instituição, alunos e docentes através de um app e pode ser uma opção interessante para gerir a comunicação entre a comunidade acadêmica. 

Biblioteca Digital

Você já sabe que ter uma biblioteca digital é fundamental para a sua IES, não é mesmo? Além de a biblioteca ser uma exigência do MEC, ela proporciona inúmeros benefícios para a instituição, como:

  • Otimização de gestão;
  • Praticidade de acesso;
  • Redução de custos;
  • Economia de espaço
  • Otimização do processo de atualização do acervo virtual; e muito mais!

Além disso, considerando que o ensino superior a distância vem ganhando cada vez mais força, contar com uma ferramenta de gestão de biblioteca proporcionará uma excelente estrutura para os alunos e docentes e, consequentemente, melhores resultados para a instituição. 

Agora você já sabe a importância e como gerir os processos educacionais de sua IES. Esperamos que tenha gostado do conteúdo! Aproveite para conferir também o nosso artigo Conheça a Saraiva Digital e saiba como melhorar os resultados da sua IES!

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