Otimizando gestão do tempo de coordenadores, professores e alunos

Saiba como realizar uma boa gestão do tempo e otimizar suas aulas!

Adiar tarefas até o último momento e, nos 45 minutos do segundo tempo, correr para realizá-las. Enquanto isso, sentir-se empacado e frustrado por postergar as obrigações sem um motivo relevante. 

Este é um cenário que faz parte do seu dia a dia? Em caso positivo, não se preocupe, este artigo irá ajudá-lo. Vamos tratar sobre gestão do tempo e apresentar técnicas para aumentar a produtividade, sem descuidar da saúde mental.

Aliás, sobre este último ponto, a pandemia de Covid-19 desencadeou uma crise global de saúde mental, que abriu uma enorme margem à tendência que todos temos de procrastinar. 

Estudos indicam que 20% dos adultos procrastinam de maneira crônica. Ou seja, esta autossabotagem rouba o seu tempo de forma recorrente.

Em matéria da revista Superinteressante, Joseph Ferrari, professor da Universidade DePaul, de Chicago (EUA), explicou que a procrastinação é o:

(…) “atraso intencional e frequente no início ou no término de uma tarefa que causa desconforto subjetivo, como ansiedade ou arrependimento”.

Engana-se, contudo, quem pensa que procrastinar é coisa de “gente preguiçosa”. Este tipo de atitude está relacionado ao confronto entre duas áreas distintas do cérebro, que acontece quando algum tipo de demanda entra em jogo:

  • O córtex pré-frontal (consciente), que nos ajuda a pensar no futuro;
  • E o sistema límbico (inconsciente), cujo foco são os prazeres imediatos.

Sendo assim, quando uma tarefa não nos desperta especialmente o interesse, alguns de nós preferem postergá-la o máximo possível.

No entanto, existem muitas formas de combater este problema. Vamos apresentar, neste artigo, dicas de gestão de tempo voltadas para:

Vamos lá?

Quais são os efeitos da procrastinação?

Infelizmente, a procrastinação pode gerar uma série de problemas, seja nos estudos, no trabalho ou na vida pessoal. Além disso, aquilo que deveríamos fazer e não fazemos ocupa em nossa mente um espaço que poderia ser ocupado por pensamentos construtivos e prazerosos.

Mas chegou a hora de quebrar este ciclo e aprender a organizar as demandas de forma eficiente e produtiva. Lembre-se de que, muitas vezes, o problema não está na quantidade de tarefas. O entrave pode se encontrar na forma de administrá-las. 

Leia também: Afinal, o que é curva de esquecimento?

O Brasil carrega o título de segundo país mais estressado do mundo, em um ranking com dez países realizado pela International Stress Management Association (Isma – Brasil). Entre as causas que justificam a posição, está a escassez de tempo.

Por isso, atenção: a impressão de que faltam horas no dia para fazer tudo o que é preciso não pode ser uma constante. O mau gerenciamento do tempo pode gerar problemas severos, físicos e psicológicos.

Daí vem a importância da gestão do tempo.

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo é o processo de planejamento consciente sobre a quantidade de tempo dispensada para a realização de tarefas, de modo a aumentar a produtividade e a eficiência.

Para tanto, é possível utilizar técnicas e ferramentas que ajudam na organização das atividades e em seu cumprimento dentro dos prazos estabelecidos.

Ou seja, a gestão do tempo está relacionada ao emprego de métodos diversos que ajudam profissionais, estudantes e pessoas em geral a priorizar tarefas e concluí-las em tempo hábil, sem comprometer a saúde mental.

Apesar de termos falado bastante sobre postergação até aqui, é importante lembrar que ser produtivo também não significa desempenhar diversas tarefas ao mesmo tempo, ou ficar trabalhando ou estudando até tarde, sem descanso. 

A produtividade está ligada à gestão eficiente do tempo, como você verá mais adiante.

Qual a importância da gestão do tempo?

A gestão do tempo é imprescindível em todas as esferas da vida, seja no âmbito profissional, no escolar ou no pessoal.

Administrar bem o tempo implica em benefícios como:

  • Entregas mais rápidas;
  • Menos retrabalho;
  • Disciplina;
  • Menos ansiedade e estresse;
  • Aumento da produtividade;
  • Aumento da autoconfiança;
  • Pontualidade;
  • Mais tempo livre de qualidade;
  • Melhora na reputação;
  • Menos esforço;
  • Mais tempo com a família.

Gestão do tempo X produtividade

Uma boa gestão do tempo é fundamental para o aumento da produtividade

Cabe reforçar que passar um longo período do dia trabalhando ou estudando não garante que os resultados entregues serão satisfatórios.

Na verdade, o que determina um bom profissional é o que ele consegue produzir dentro de seu período de trabalho preestabelecido.

Sendo assim, gerir o tempo implica em empregar cada hora de trabalho da melhor maneira possível, de modo a garantir alta produtividade.

Um de seus significados mais difundidos atualmente indica que a produtividade é a relação entre a capacidade de produção e os recursos necessários para isso, sendo que o tempo está entre eles.

Isso quer dizer que gestão do tempo e produtividade são conceitos interdependentes.

Calendário do Ensino Superior de 2022: clique para baixar!

Quais são os 3 elementos básicos da administração do tempo?

Você já ouviu falar sobre a Tríade do Tempo? Trata-se de uma ferramenta bastante útil, que divide as atividades diárias em três grandes esferas: 

  1. Urgente;
  2. Importante;
  3. Circunstancial

O conceito foi criado por Christian Barbosa, considerado o maior especialista em gestão do tempo no Brasil. A ideia é que, a partir desta divisão, as pessoas consigam usar seu tempo de forma mais produtiva e satisfatória. 

Este método de gestão do tempo diferencia as três esferas da seguinte forma:

1. Atividades urgentes

São aquelas tarefas imprevistas que surgem de última hora e precisam ser priorizadas, pois o seu limite é curto. Geralmente, elas geram estresse e pressão. Assim, devem ser cumpridas o quanto antes para que você volte à sua rotina. 

Alguns exemplos são: 

  • Reuniões não planejadas com antecedência;
  • Pausas para responder a e-mails ou telefonemas urgentes;
  • Relatórios extraordinários, entre outras.

2. Atividades importantes

Tratam-se das demandas que trazem bons resultados e fazem sentido para a sua vida pessoal, carreira ou estudos. Eles podem ser observados tanto no curto quanto no médio ou longo prazos. Contudo, ajudam você a trilhar o caminho dos seus objetivos e devem ser encaradas como prioridade.

Exemplos são: 

  • Estudar;
  • Fazer exercícios físicos;
  • Preparar-se para uma prova importante;
  • Passar tempo em família, etc.

Atividades circunstanciais

Entram neste balaio aquelas tarefas consideradas desnecessárias, que não trarão qualquer benefício para você. Normalmente, elas são desempenhadas por questão de comodidade, ou mesmo por serem socialmente apropriadas. Este tipo de atividade acaba fazendo com que se perca tempo e gera frustração. 

Exemplos: 

  • Reuniões desnecessárias;
  • Eventos que não são importantes;
  • Abertura de e-mails promocionais que não trarão nada relevante para você;
  • Uso de redes sociais para postergar atividades importantes ou urgentes etc.

Leia também: Saiba como identificar e tratar a síndrome de burnout em professores

7 técnicas para otimizar a gestão do tempo

Agora, reunimos algumas técnicas que podem influenciar positivamente a dinâmica da sua rotina. Deste modo, você conseguirá realizar uma gestão do tempo mais eficiente e produtiva. 

Qualquer mudança pode representar um desafio inicialmente. Mas, ao observar os seus efeitos, você não conseguirá mais imaginar o seu dia a dia sem uma gestão do tempo adequada.

Vamos lá?

#1. Acorde cedo

Ao levantar mais cedo, você consegue se organizar para realizar as atividades mais importantes ainda no início do dia. Assim, a sensação de dever cumprido aumentará a sua disposição para as próximas demandas.

#2. Defina metas e prazos para o dia 

Criar um cronograma é sempre uma boa ideia para gerir o seu tempo. Assim, é possível ter uma visão abrangente do que você precisa fazer ou entregar, além de criar uma relação entre as tarefas e usar sistemas incrementais para gerenciá-las.

Uma dica é utilizar a Matriz de Eisenhower para indicar as prioridades de acordo com a importância e urgência.

Esta ferramenta de gerenciamento de tempo é chamada assim em homenagem ao ex-presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower, pois foi criada após uma frase dita por ele: 

“Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante”.

A matriz é dividida nos seguintes quadrantes:

  • Importante e urgente: o que deve ser feito imediatamente.
  • Importante, mas não urgente: tarefas que podem ser desenvolvidas no médio ou longo prazos.
  • Urgente, mas não importante: demandas como fazer ligações ou responder a e-mails.
  • Não urgente e não importante: atividades que podem esperar ou que são dispensáveis.

Confira um exemplo da Matriz de Eisenhower:

Matriz de Eisenhower: gráfico
Exemplo de gráfico sobre a Matriz de Eisenhower. Fonte: Rock Content

As demandas indicadas na matriz devem estar em constante mudança. Uma vez que as tarefas prioritárias são cumpridas, você terá espaço para gerenciar as que são menos prioritárias, assim como para administrar novas demandas.

Trata-se de uma maneira de gerenciar tanto as atividades diárias quanto aquelas que você precisa cumprir ao longo da semana.

#3. Diminua as distrações 

Diversos fatores externos podem interromper o seu fluxo de trabalho ou o de estudos dos alunos da sua instituição de ensino. Por isso, a dica aqui é focar em diminuir as distrações.

Deixar o celular no modo silencioso e fora do alcance das mãos é um bom começo. Além disso, também ajuda bastante neste sentido desativar as notificações, principalmente as de redes sociais.

Ao parar algumas vezes apenas para dar uma olhadinha no feed do Instagram ou ver o meme que um amigo enviou pelo WhatsApp, caso monitore o tempo usado no celular, você perceberá que este tipo de interrupção rouba muitos minutos ou até mesmo horas do seu dia.

Falando em distrações, também é importante avisar para as pessoas de seu convívio que elas não devem interrompê-lo em momentos de trabalho ou estudos. Afinal, não é só o smartphone que pode barrar a sua produtividade. Qualquer tipo de distração externa é capaz de desempenhar este papel.

#4. Delegue tarefas sempre que necessário 

Para pessoas que trabalham em posições de liderança, a gestão do tempo não é uma tarefa que se limita ao âmbito individual.

É preciso garantir que os resultados coletivos sejam positivos. Por isso, deve-se estabelecer uma relação entre as entregas e delegar as tarefas para as pessoas mais apropriadas.

Microgerenciamento ou centralização de processos vão na contramão da produtividade. Se lidera uma equipe, você deve confiar nas pessoas com quem trabalha e na capacidade delas de desempenhar as suas funções com eficiência.

Leia também: O professor como líder inovador: características da liderança inovadora nas IES

#5. Gerencie os intervalos ao longo do dia

No ambiente de trabalho ou de estudos, pensando em ensino presencial, é natural que se perca um pouco a noção do tempo durante uma pausa para o café com os colegas, ou mesmo aquela extensão do horário do almoço.

Diante disso, é necessário delimitar um tempo específico para fazer intervalos. 

A técnica Pomodoro, por exemplo, indica a utilização de 25 minutos para a realização de uma atividade, seguida por 5 minutos de intervalo. É possível monitorar este tempo por meio de aplicativos para celular ou mesmo ferramentas online, acessadas a partir do próprio desktop.

Caso uma tarefa demande mais tempo, você pode personalizar o método para a sua realidade, aumentando o intervalo posterior.

Por exemplo, se precisar de 50 minutos para concluir uma demanda, tire 10 minutos para o intervalo depois. Neste período, aproveite para tomar um café, fazer um alongamento ou respirar um pouco de ar puro.

#6. Saiba dizer não

Em momentos de sobrecarga, é preciso entender que o melhor caminho — tanto para a realização de um bom trabalho quanto para preservar a própria saúde mental — é dizer não.

Antes de assumir um novo compromisso, é imprescindível avaliar com cuidado as tarefas ou projetos em que já se está trabalhando. Do contrário, as novas responsabilidades servirão apenas para gerar estresse e barrar o desenvolvimento das outras.

#7. Utilize o método GTD

Se você tem muitas coisas para fazer e não sabe ao certo por onde começar, uma dica é usar este método. A sigla significa “Getting Things Done” e faz referência à metodologia criada por David Allen e ensinada em sua obra “A arte de fazer acontecer”.

Esta técnica propõe que você cumpra as tarefas em espera a partir de 5 passos. São eles:

1. Coletar

É a hora de escrever tudo o que precisa ser feito, sem medo de listar todas as demandas no papel, no celular ou no computador.

Ao passar para esta lista aquilo que estava antes na sua cabeça, você encontrará mais tranquilidade e segurança de que tudo o que precisa ser desempenhado está anotado.

2. Processar

Depois disso, chega a hora de analisar cada uma das coisas capturadas e decidir como agir em relação a elas. Você pode escolher entre “tomar uma ação” ou “não fazer nada”.

Em relação aos itens que não demandam ação, você pode descartá-los, colocá-los em uma nova lista (de projetos que você pretende realizar, mas sem um prazo definido) ou colocá-los em uma lista de referências, para consulta no futuro (ela pode incluir livros que queira ler, artigos que deseje consultar etc.).

Quanto às tarefas que demandam ação, as suas opções são: 

  • Agendar a realização (marque o dia e horário específicos);
  • Delegá-las para outra pessoa;
  • Ou transformá-las em um projeto, caso demandem um esforço muito grande.

3. Organizar

Nesta etapa, a ideia é organizar as tarefas de acordo com o contexto em que estão inseridas, por exemplo: 

  • Trabalho;
  • Pessoal;
  • Escolar;
  • Lazer.

Na lista de trabalho, estarão as demandas relacionadas à sua vida profissional. Na de lazer, atividades ligadas ao planejamento de algum passeio ou viagem, por exemplo. E assim por diante.

Deste modo, será muito mais fácil verificar o que precisa ser feito em cada um desses contextos.

4. Revisar

Faça uma revisão periódica das tarefas de que você tomou nota. Reavalie as prioridades, se for o caso, além de ir adicionando novas obrigações e checar os itens que foram delegados.

5. Engajar

Faça aquilo que realmente precisa ser feito, evitando distrações com o que não merece a sua atenção no momento.

Deste modo, você sentirá que o seu tempo rendeu mais, cumprindo todas as tarefas com ordem de prioridade e de forma organizada.

Ferramentas que podem ajudar na gestão do tempo

Há uma série de ferramentas úteis que ajudam no gerenciamento do tempo, com foco em aumento da produtividade. Conheça algumas delas!

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos bastante popular nas empresas. Ele utiliza o método Kanban como o seu conceito central. Deste modo, apresenta cartões e colunas, para a disposição de tarefas pendentes, em progresso e concluídas.

O uso da ferramenta é bastante intuitivo e proporciona amplo controle sobre um determinado projeto e as tarefas associadas ao mesmo.

Notion

O Notion é uma plataforma que pode ser usada tanto para organização pessoal quanto para o gerenciamento de equipes.

Trata-se de uma ferramenta “tudo-em-um”, uma vez que serve para a organização de anotações, documentos, wikis, além da gestão de projetos. 

Nela, pode-se criar desde uma página simples de texto (uma espécie de bloco de notas) até um banco de dados, assim como gerenciar projetos em grandes equipes, com atribuições e permissões específicas.

Pomodoro

Já falamos desta ferramenta neste artigo. A ideia é intercalar períodos de 25 minutos de foco total em uma determinada tarefa seguidos por intervalos de 5 minutos.

Há diversas opções de aplicativos para se colocar a técnica em prática, como Pomello, TomatoTimer e Be Focused.

Rescue Time

Este aplicativo envia relatórios semanais para indicar como você está usando o seu tempo online. Ou seja, ajuda a entender os seus hábitos diários para que você consiga se concentrar melhor e ser mais produtivo.

A ferramenta mantém um controle do tempo gasto em sites e aplicativos, oferecendo uma descrição clara das suas atividades na web.

Google Agenda

A ferramenta exibe um calendário com a rotina do usuário, que pode adicionar eventos importantes, lembretes e atividades desejadas. É possível ainda sincronizar calendários de diferentes contas do Google, de modo a controlar atividades de diferentes esferas (como escolar, profissional e pessoal) no mesmo ambiente.

Evernote

Tanto o aplicativo quanto a versão para desktop permite que você anote tudo o que precisa lembrar, para consultar as informações posteriormente de forma simples.

Pode-se ainda gravar reuniões, criar listas, adicionar anexos de voz ou texto, além de compartilhar arquivos. Também há a possibilidade de sincronizar o Evernote com outras ferramentas, para otimizar ainda mais o tempo.

Asana

Assim como o Trello, o Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos, desenvolvida para ajudar equipes a se organizar e gerir o seu trabalho.

A ferramenta permite acompanhar quem está fazendo determinada tarefa e quando esta deve ser concluída. 

Administração do tempo de estudos

Todas as técnicas e ferramentas apresentadas até aqui podem ser utilizadas também por estudantes, para realizar a gestão do tempo de estudos e ter uma rotina mais produtiva.

Para tanto, uma dica — recapitulando os conceitos apresentados — é estabelecer diariamente:

  • O que precisa ser feito: ou seja, disciplinas que serão estudadas;
  • Quando as tarefas precisam ser concluídas: o prazo para o cumprimento de cada ciclo de estudos.

Deste modo, é possível incluir outras atividades na rotina — como a prática de esportes ou de algum hobby — sem comprometer o cronograma de estudos.

É importante que o plano de estudos seja atualizado de forma periódica, para que se garanta que ele continua eficiente.

Estudando a distância

Estudar no ensino superior a distância pode ser bastante vantajoso para quem precisa conciliar vida acadêmica, trabalho e rotina familiar. O tempo de deslocamento até a instituição de ensino pode ser empregado nestas outras atividades.

Contudo, apesar da flexibilidade proporcionada pelo ensino a distância, realizar uma gestão eficiente do tempo continua sendo imprescindível para que se evite distrações ou se perca em outras demandas, deixando os estudos para escanteio.

As dicas para quem estuda a distância, ou mesmo na modalidade híbrida, continuam as mesmas: foco nas atividades importantes, criação de um cronograma e definição de metas a serem alcançadas para que se chegue aos objetivos de curto, médio e longo prazos.

Como você viu neste artigo, realizar uma boa gestão do tempo é fundamental para organizar a rotina e realizar as tarefas necessárias de forma satisfatória, sem abrir mão da saúde mental e se deixar dominar pelo estresse.

Há diversas técnicas e ferramentas que ajudam neste sentido, como as que você acabou de conhecer. Elas podem ser muito úteis para os estudantes da sua instituição de ensino, além de ajudar os próprios educadores e demais profissionais a administrar melhor a sua rotina e gerir o próprio tempo de forma mais eficiente.

Esperamos que este conteúdo sobre gestão do tempo tenha sido útil para você. O guia super completo que produzimos sobre ensino interativo também pode ser interessante para você e os docentes que atuam na sua instituição!

Você também pode gostar

Curso de Direito EaD?
A Saraiva Educação preparou várias trilhas de aprendizado explicar como implementar na sua IES.

Artigos em destaque

Inscreva-se em nossa newsletter e receba nossos conteúdos em primeira mão!

Deseja manter-se sempre atualizado? Receba quinzenalmente uma seleção de materiais sobre a educação superior — é só informar seu melhor endereço de e-mail!