A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe avanços muito positivos para a proteção dos titulares de dados.
Ela exige uma série de adaptações e de novas obrigações para qualquer organização, empresa ou instituição que realize operações com estes dados, incluindo os escritórios de advocacia e as sociedades de advogados.
Por isso, preparamos este artigo sobre LGPD para escritórios de advocacia, apresentando algumas orientações práticas para facilitar a adaptação à Lei. Continue a leitura!
O que é LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma normativa recente editada com o objetivo de regulamentar como os dados pessoais dos usuários e clientes devem ser tratados pelas empresas públicas e privadas.
A LGPD busca proteger esses dados contra uso indevido, resguardando seus titulares. O escopo da legislação está em seu artigo primeiro:
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Parágrafo único. As normas gerais contidas nesta Lei são de interesse nacional e devem ser observadas pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
A Lei foi aprovada em 2018 e entrou em vigor em 18 de setembro de 2020. A partir de sua vigência, passou a haver uma tutela mais detalhada em relação à coleta e tratamento de dados pessoais, que passam a ter regras mais específicas e bem definidas.
Além disso, a adaptação é positiva para os escritórios de advocacia, porque uma boa política de tratamento e proteção de dados representa um avanço tecnológico.
Para entender mais sobre essas possibilidades, confira o artigo sobre Legal Design, um bom exemplo destas possibilidades ampliadas no direito.
Por fim, a LGPD também é um avanço, sob muitos aspectos, social, porque lida com informações sensíveis de pessoas de uma forma mais criteriosa e ética.
Para entender melhor a LGPD, confira nossos livros sobre A Lei Geral de Proteção de dados e os Comentários à Legislação.
Quais são os desafios da LGPD para os advogados?
Os advogados sempre lidam, diretamente, com dados extremamente sensíveis de seus clientes.
Além do acúmulo de informações restritas por motivos jurídicos (como a necessidade de sigilo), a LGPD também busca lidar com informações que precisam ser protegidas por motivos de privacidade e proteção de dados das pessoas e empresas.
Por isso, a LGPD estipula diretrizes:
- Os tratamentos de dados devem ser feitos exclusivamente para finalidades específicas, legítimas e explicitamente informadas ao titular dos dados.
- O tratamento dos dados deve ser adequado às finalidades informadas ao titular.
- O tratamento de dados deve ser feito na mínima medida possível para atingir os propósitos autorizados, então os dados usados devem ser estritamente necessários.
- O acesso aos dados armazenados deve ser fácil e gratuito, bem como as informações pertinentes sobre como e por quanto tempo eles foram ou serão tratados.
- Os dados devem ser exatos, claros, relevantes e atualizados.
- Os titulares precisam dispor de informação clara, correta e acessível sobre o tratamento de seus dados.
- Os dados devem ser resguardados de acessos não autorizados, acidentais, incidentais, ilegítimos ou ilícitos.
- Responsabilidade com a redução do risco de danos advindos dos tratamentos de dados.
- É vedada a utilização dos dados pessoais para fins discriminatórios.
- Os advogados podem ser responsabilizados e cobrados pela implementação da LGPD.
Nesse sentido, é muito importante seguir estas diretrizes no seu escritório para garantir uma correta adequação.
Qual o impacto da LGPD na rotina dos escritórios de advocacia e sociedades de advogados?
A adaptação à nova legislação precisa ser feita de forma ágil, já que ela já está em vigor.
Por isso, é necessário se adequar. Como a eficácia da norma depende de controle dos órgãos responsáveis, a Associação Nacional de Proteção de Dados já têm iniciativas para reforçar seu cumprimento.
As principais mudanças de rotina são:
- Obrigar respostas aos titulares de dados por parte de quem controla e opera estes dados no prazo de 15 dias úteis
- Obrigar um contato mais qualificado e esclarecido sobre o uso de dados;
- Adaptar-se para manter relatórios sobre o tratamento e uso de dados
- Ampliar o direito à privacidade dos titulares.
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8 dicas para adequar seu escritório de advocacia à LGPD
Considerando a importância da LGPD para escritórios de advocacia, confira agora 8 dicas fundamentais para a adequação de seu escritório à Lei.
1. Crie um time específico para manter e criar uma estrutura de administração dos dados.
Como a legislação é complexa e define normativas muito estritas, é necessário ter colaboradores que sejam responsáveis pela administração e gerenciamento dos dados, para garantir o armazenamento e o fácil acesso a estes dados, visando ampliar a privacidade do cliente.
2. Ofereça treinamentos
Prepare sua equipe de advogados com treinamentos, cursos, palestras, e incentivo à pesquisa e informação sobre a LGPD para que os advogados (e você mesmo) estejam mais aptos a lidar com as complexidades da legislação.
3. Mapeie quais são os dados pessoais que seu escritório utiliza
É necessário entender os dados com os quais se lida. Por isso, é importante que o escritório saiba quais dados detém e quais precisa coletar.
É importante que os dados coletados sejam realmente necessários, e que você saiba para que precisa e como lidará com eles. Além disso, a finalidade de uso dos dados é necessária e deve ser informada aos titulares explicitamente.
4. Adapte os processos de dados de clientes
Solicite a permissão de uso de dados, para além da procuração. Explique o uso e a finalidade de tratamento dos dados, as situações nas quais eles serão usados, e dê informações claras e transparentes.
Além disso, é importante delimitar responsabilidades ao lidar com outros operadores de tratamento de dados, reduzindo o risco das operações.
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5. Tenha especial cuidado com o consentimento do titular
O consentimento deve ser:
- esclarecido
- direto
- explícito.
6. Adote medidas de segurança da informação
É importante prevenir riscos de vazamentos de dados ao máximo. Por isso, é importante usar estratégias de segurança da informação, como:
- Usar criptografia de dados e manter antivírus;
- Promover atualizações de senhas com frequência;
- garantir que apenas quem realmente precisa tenha acesso ao dado sensível
- Fazer backups;
- Se repassar os dados a terceiros for necessário, assine termos de responsabilização e confidencialidade.
7. Organize os dados dos processos em que opera
Como os escritórios lidam com um nível alto de informações de clientes e processos, separe os dados de acordo com seu uso. Separe o que é para usos processuais, administrativos, registrais, etc.
8. Dê explicações bem detalhadas ao cliente
Seja claro em relação à necessidade de uso dos dados e para que eles serão utilizados.
Por isso, caso você necessite do dado para uso em um processo ou consulta, por exemplo, explique ao cliente o artigo da lei que evoca a necessidade de seu uso, ou detalhe como aquilo está sendo usado em seu interesse.
Esperamos que este texto tenha te ajudado a entender como a LGPD para escritórios de advocacia altera a rotina e por que é importante se adequar. Confira agora 10 dicas indispensáveis sobre o que não pode faltar em um escritório de advocacia!