Entenda como e por que implementar a matrícula antecipada na sua IES

Desenvolver um programa de matrícula antecipada pode ser uma excelente estratégia para melhorar a captação de alunos em sua IES. Saiba mais neste artigo!

Está cada vez mais importante encontrar maneiras de tornar a sua instituição de educação superior (IES) atrativa para novos alunos. E existem diversas formas de fazer com que esse processo de captação seja bem sucedido. Uma delas é oferecer a possibilidade de matrícula antecipada.

Com essa estratégia, é possível não só aumentar o número de estudantes na IES, como também construir com eles uma relação mais duradoura. Neste artigo, te explicaremos os benefícios de implementar a matrícula antecipada e, mais que isso, mostraremos como fazer isso.

O que é a matrícula antecipada?

Como o nome já diz, a matrícula antecipada é uma estratégia que pode ser oferecida por instituições de ensino. Ela consiste na oferta da matrícula antes do período “oficial” e, portanto, um pouco distante da data de início das aulas. Em geral, acontece em meados de outubro e vem acompanhada por alguns benefícios, que variam de acordo com a instituição. 

Ela funciona da mesma maneira que uma matrícula normal. A maior diferença está no fato de que o aluno que opta por esse tipo de matrícula costuma ter um perfil próprio, o que pode ser positivo para as IES. Além disso, essa estratégia apresenta uma série de vantagens.

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Qual é o perfil do aluno que procura a matrícula antecipada?

Para explicar melhor essa estratégia, é preciso mostrar de que maneiras ela se relaciona com o corpo estudantil da sua IES. Por isso, é importante entender as particularidades do perfil de aluno que procura a matrícula antecipada. 

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que ele será um aluno que faz muito mais pesquisas e planejamento. Afinal, iniciou a sua busca por uma instituição de educação superior muito antes da maior parte dos demais estudantes, o que demonstra um caráter analítico.

Também é possível inferir que ele será um aluno mais participativo em sala de aula. Se ele teve a preocupação de buscar com antecedência a matrícula, é porque entende o valor daquele investimento pessoal e/ou profissional. Assim, as chances de que ele seja ativo e preocupado com a sua educação são muito maiores.

Pode-se dizer, ainda, que esse aluno terá um perfil focado na análise de preços. Esse é, muito provavelmente, um dos fatores que motiva a busca pela matrícula antecipada e que influencia na sua decisão final.

Por que implementar a matrícula antecipada?

Mais do que uma estratégia para ajudar os possíveis futuros alunos da sua instituição, a matrícula antecipada também permite que a IES aproveite uma série de benefícios.

Falaremos de cada um deles mais adiante, mas, antes disso, vamos te apresentar os três principais motivos para implementar a matrícula antecipada:

  1. Nem todas as IES têm essa iniciativa, o que te coloca à frente de inúmeros concorrentes e funciona como um importante diferencial para a sua instituição.
  2. É uma importante estratégia de captação de novos alunos, o que pode ajudar a sua instituição a ter turmas mais cheias e construir uma melhor reputação no mercado.
  3. É um investimento que pode gerar muitos retornos para a sua IES — e eles não se limitam aos retornos financeiros.

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Quais são as maiores vantagens de implementar a matrícula antecipada?

Agora que você já sabe por que não deveria perder a chance de implementar a matrícula antecipada na sua IES, está na hora de conhecer as maiores vantagens dessa estratégia. Afinal, ela não será positiva apenas para a sua instituição de educação superior, mas também para o seu corpo docente e para os seus novos alunos.

Como já dissemos, a matrícula antecipada costuma atrair um tipo específico de estudante, que é mais crítico e analítico nas suas decisões. Graças a esse perfil, a chance de evasão é muito menor. Isso se dá porque a escolha pela sua IES foi pensada antecipadamente, com calma. E também porque foi possível garantir vantagens que estimulam o aluno a permanecer naquela instituição.

Assim, com essa estratégia, a IES pode garantir a presença de um número maior de alunos no ano letivo. Isso significa, também, turmas mais cheias e completas, outra grande vantagem, que motiva os professores e melhora a participação.

Outro benefício é que a matrícula antecipada permite uma maior captação prévia de alunos, coloca a sua IES em uma posição vantajosa em comparação aos concorrentes. Afinal, quando o período oficial de matrículas começar, a sua instituição já contará com um grande número de alunos.

Por fim, a matrícula antecipada possibilita um atendimento mais rápido e eficiente. Isso porque distribui o período de movimentação na secretaria, o que torna a experiência de ingressar na instituição mais agradável, tanto para alunos quanto para funcionários.

De que maneiras a matrícula antecipada pode ajudar na captação de alunos?

Falamos muito sobre a importância da matrícula antecipada para a captação de alunos em sua IES. As estratégias de captação são importantes para que a sua instituição de ensino continue crescendo e alcance cada vez mais pessoas, mantendo-se competitiva no mercado.

Para aplicá-las, é preciso levar em consideração o perfil de instituição e de alunos que você deseja alcançar, além de quais são seus objetivos. No entanto, de modo geral, essas estratégias têm como foco principal fornecer subsídios para que a sua IES se destaque diante à concorrência.

Nos períodos normais de matrícula, a competitividade entre as IES aumenta e o mercado fica superlotado com propagandas e ações que disputam a atenção dos alunos. Nesses momentos, é mais difícil e custoso emplacar técnicas de captação que atinjam muitas pessoas.

Pensando nisso, a matrícula antecipada também funciona como uma estratégia de captação de alunos porque é uma porta de entrada para o ensino superior em um período em que as alternativas são mais escassas. Isso aumenta as chances de o aluno encontrar a sua instituição e, em seguida, ingressar nela. 

Que outras estratégias podem ser usadas com a matrícula antecipada?

Embora seja, ela mesma, uma estratégia, a matrícula antecipada pode vir acompanhada por uma série de outros benefícios. O objetivo dessa união de vantagens é apresentar ao aluno mais razões para que ele se matricule na sua IES, estimulando a sua curiosidade e interesse

Com isso em mente, preparamos uma lista com algumas outras ações que podem acompanhar a matrícula antecipada:

  • Oferecer atendimento especializado e adequado;
  • Isenção de alguns meses de matrícula;
  • Apresentar amostras dos cursos;
  • Disponibilizar condições especiais de pagamento;
  • Elaborar cases de alunos;
  • Fazer um sorteio com os nomes dos alunos, oferecendo brindes especiais ao vencedor;
  • Conceder descontos — na mensalidade ou em materiais, por exemplo.

A partir da união de estratégias de captação, as chances de atrair mais alunos aumentam consideravelmente. Além disso, elas melhoram a imagem e a reputação da sua IES no mercado, uma vez que destacam a preocupação de gestores e diretores com a promoção de oportunidades para o corpo discente. Afinal, uma instituição que se preocupa em tornar a matrícula possível com mais facilidade está também preocupada em otimizar e dinamizar a vida de seus alunos, não é mesmo?

Leia também: Saiba como funciona e os benefícios de um programa de financiamento estudantil privado

Como implementar a matrícula antecipada na IES?

Agora que você já entendeu todas as vantagens e funções que a matrícula antecipada pode ter na sua IES, chegou a hora de compreender de que maneira é possível implementá-la. Nesta seção, diremos tudo o que você precisa saber para que esse processo seja o mais simples e efetivo possível. 

Para começar, é preciso planejar de que maneiras você pretende oferecer as matrículas antecipadas. Elas serão presenciais? Virtuais? Terão alguma vantagem? Se sim, quais? Se não, por quê? Uma vez que esse tipo de estratégia pode ser custosa, à princípio, para a sua IES, é essencial que ela seja bem planejada. Além disso, caso ela seja bem-sucedida, também é preciso que haja estrutura em termos de pessoal para dar conta de todo o trabalho. Por isso, planeje bem!

O segundo passo mais importante é indicar que essas matrículas estão acontecendo. Existem muitas formas de divulgar essa informação: você pode colocar um selo no seu site, entrar em contato com alunos que já procuraram a instituição, mas não se matricularam, apostar no marketing educacional… É essencial deixar claro que o processo está aberto.

Em seguida, para usar estratégias de captação de alunos mais específicas, é necessário avaliar se o objetivo da sua IES é captar alunos dentro ou fora de um marketplace, isto é, de um espaço virtual próprio para esse tipo de troca de bens e serviços.

Embora seja mais comum conhecermos marketplaces de outros segmentos — como é o caso da Amazon —, já existem exemplos desses espaços focados em cursos e instituições de ensino. E as formas de agir dentro ou fora deles são diferentes.

Fora do marketplace, o seu foco precisa ser sobretudo o preço dos seus concorrentes. Isso porque, como já indicamos, o aluno que procura pela matrícula antecipada tem um perfil mais financeiramente atento. Por isso, é importante:

  1. Ficar de olho na quantia que os seus concorrentes estão cobrando. Essa é uma técnica básica e que permite que você aposte em preços mais baixos ou em serviços mais especializados, que aumentarão o valor da sua IES.
  2. Oferecer exclusividades financeiras. Contemplar o perfil do seu aluno é essencial e, por isso, saber que ele busca incentivos financeiros e atendê-los com certeza fará toda diferença.
  3. Trabalhar com a segmentação de mercado, oferecendo preços diferentes para alunos diferentes. Isso mostra que a sua IES conhece e se importa com os estudantes em um nível pessoal e que ela não só reconhece o investimento que eles estão fazendo, como também quer torná-lo possível.

No entanto, se você optou por captar alunos dentro de um marketplace, o mais importante é estar bem colocado nas listas de divulgação. Isso porque, em espaços como esse, você atinge todo tipo de aluno e não só aqueles que já conhecem a sua IES. Assim, é preciso pensar em modos de se destacar. Algumas dicas são:

  1. Seja direto. Para estimular os alunos a conhecer e se matricular na sua IES, é essencial que eles consigam ter acesso às informações necessárias de um jeito rápido e prático. Por isso, não enrole: diga apenas o que for importante e aposte em formas de mantê-los interessados.
  2. Antecipe ofertas. Mais uma vez, o preço é um elemento-chave na captação desses alunos. Por isso, deixe claros os benefícios de fazer a matrícula na sua instituição. A isenção de alguns meses de mensalidade, por exemplo, faz com que o estudante se sinta mais seguro, o que aumenta as chances de ele ser convertido para a instituição.
  3. Facilite o ingresso do aluno. Caso o estudante decida se matricular na sua IES, o processo deve ser o mais simples possível. Apostar em processos seletivos digitais e no ingresso online são formas de ajudá-lo a passar por todos os pormenores sem muitas complicações.

Depois que a divulgação estiver acontecendo, basta colocar aquele planejamento inicial para funcionar, atendendo os alunos que chegam, disponibilizando ferramentas e/ou funcionários para tirar dúvidas e resolver problemas e assegurando que todo o processo está acontecendo como deveria.

Como a tecnologia pode ajudar na aplicação da matrícula antecipada? 

É importante manter em mente o papel central que a tecnologia pode desempenhar ao lado dessa estratégia de captação de estudantes. Como dissemos, facilitar o ingresso dos novos alunos é uma das maneiras mais interessantes de garantir que a matrícula ocorrerá. E a tecnologia pode ser uma aliada.

A matrícula antecipada online pode ser efetuada por meio de um software integrado ao seu sistema de gestão. Essa ferramenta, que pode ser disponibilizada no site da sua IES, registra os dados digitados pelo aluno e gera um boleto de pagamento, já com todos os descontos e benefícios inclusos. Isso otimiza o procedimento, tornando-o mais rápido e intuitivo.

Vale lembrar, no entanto, que essa iniciativa, por ser nova, pode apresentar pequenos problemas na primeira vez. Não tenha medo de reajustar a maneira como a sua IES promoveu ou executou a matrícula antecipada! Aceite os feedbacks dos alunos e se prepare para o ano seguinte.

Agora que você já sabe como e por que implementar a matrícula antecipada na sua IES, que tal entender também como desenvolver um programa de finaciamento estudantil em sua IES?

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