Como elaborar um plano de contingência para sua IES?

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Plano de contingência: sinal de alerta

Um plano de contingência é um mapa de diretrizes a serem levadas em consideração para a continuidade do funcionamento de uma instituição. Nesse plano, são listados os riscos, como minimizá-los e quais processos devem estar alinhados para que o funcionamento vital seja mantido.

Os planos levam em consideração os incidentes mais prováveis e como a instituição deve se preparar para eles, evitando assim um cenário pior, em que os prejuízos superem o esperado e levem a casos extremos a longo prazo.

Ter um plano de contingência alinhado é um passo essencial para a manutenção das instituições de educação superior (IES). Ele é o que mantém o mecanismo da IES funcionando em caso de problemas inesperados, ou até mesmo uma mudança de planos necessária. 

No caso da pandemia, a crise sanitária fez com que as instituições de ensino pelo mundo precisassem rever seu planejamento. Com a quantidade de alterações necessárias, a existência de um plano de contingência se mostrou ainda maior, sendo o que permite à IES certa flexibilidade.

Também existem os planos de contingência financeiros, que garantem um fator de segurança em caso de crises fiscais inesperadas ou despesas importantes sem fluxo de caixa. 

Os setores da IES também se beneficiam de planos de contingência específicos. Deve-se levar em consideração as necessidades da comunidade acadêmica e elaborar um planejamento para a infraestrutura, a biblioteca, os laboratórios, etc. Nesse sentido, ter a documentação bem definida auxilia os gestores a tomar decisões em relação a gastos, reformas, orçamento, recursos e outras intervenções no status quo.

O que é um plano de contingência?

Um plano de contingência é um documento que estabelece as condições mínimas de funcionamento de determinada empresa, instituição ou setor. É nele que estão descritos os gastos e os critérios para que sejam cumpridas as demandas de funcionamento.

Existem planos de contingência para acidentes, desastres naturais, erros humanos, invasões digitais e outras questões que podem gerar falhas de funcionamento ideal de uma instituição.

Por exemplo, no caso das IESs, o plano relacionado à pandemia elabora quais atividades devem ser feitas, que equipes devem ser acionadas e quais formatos as aulas devem acontecer para atingir o aprendizado necessário.

O documento deve considerar as necessidades, elencá-las de acordo com prioridades e determinar quais são essenciais, também encontrando formas de contemplá-las. Também deve considerar riscos agregados, formas de minimizá-los e quais agentes estão envolvidos em cada parte do plano.

Pensando no cenário contemporâneo, os planos das IESs envolvem determinar quais aulas ocorrerão presencialmente, qual o calendário estabelecido, que riscos estão envolvidos em voltar aos campi e quais medidas sanitárias ajudam a reduzi-los. 

Também determina outros pontos como:

  • Cronogramas;
  • Equipes de segurança;
  • Critérios de análise;
  • Prioridades secundárias relacionadas à aprendizagem;
  • Datas para reavaliar o curso da atividade, etc.

Ainda que os planos de retomada sejam os mais comuns hoje, não são o único tipo fundamental para as operações diárias de uma instituição de ensino. Existem outros planos que não devem ser esquecidos pela gestão e que consideram as diferentes facetas de organizar uma comunidade desse porte.

Quais são os tipos de plano de contingência?

Existem alguns tipos mais específicos de plano de contingência, que vamos apresentar a seguir:

  • Plano operacional;
  • Plano financeiro;
  • Plano institucional;
  • Plano educacional.

Plano operacional

Esse tipo de plano de contingência tem como principal objetivo evitar interrupções e manter a transparência de ações a serem tomadas em caso de crise. É comum em empresas, mas também tem sua função em IESs. 

Por exemplo, nesse documento deve constar quem faz parte da equipe de gestão de crises, quais atividades são menos e mais prioritárias, que recursos devem ser usados e quais as principais demandas em caso de imprevistos.

Assim, em situações que desviam da previsibilidade, a equipe administrativa tem clareza sobre o que pode ou não ser interrompido para poupar recursos e evitar que as atividades como um todo sejam pausadas.

Esse plano também é útil em caso de emergências: qual a ordem das prioridades? Quais delas podem ser deixadas de lado até que a situação se normalize? É importante ter a resposta para essas perguntas, já que isso facilita a tomada de decisões e a referência em momentos de crise.

Plano financeiro

Já no caráter financeiro, as empresas fazem planos de contingência que preveem potenciais riscos fiscais e como minimizá-los. O mesmo pode ser aplicado às instituições de ensino: em caso de menor fluxo de caixa, como fica o plano de manutenção?

Há outros cenários em que o planejamento financeiro deve ser considerado. Um deles é o de reformas e melhorias. Se a IES estiver planejando intervenções da infraestrutura educacional, por exemplo, deve ter em mente um orçamento, um comitê de planejamento e os riscos envolvidos em tal atividade.

Durante o processo de captação de alunos, esses planos também não devem ser deixados de lado: são eles que determinam quais recursos devem ser destinados a cada setor operacional mesmo em fases de maiores gastos e menos arrecadação. 

Na criação de um novo curso ou IES, os gestores devem estar alinhados ao plano de contingência financeiro: é ele que evita o gasto excessivo em detrimento de um fluxo de caixa saudável para o longo prazo.

Plano institucional

Já o plano de contingência institucional é um guia para o setor  administrativo em relação às próprias operações. Isso é, se em momentos de crise ou imprevistos, quem será responsável por cada operação e quais os critérios de decisão deverão ser aplicados. 

Quanto maior a instituição, maior a necessidade de um plano bem determinado. O mesmo vale para setores especializados: no caso da educação, é importante levar em consideração os fatores mínimos de funcionamento.

É nesse plano que constam informações sobre gestão acadêmica, gestão de pessoas, atividades diárias, gerenciamento de equipes, controle de danos, etc.

Os riscos são variados. Um exemplo é o de intempéries: se houver uma alteração climática que cause prejuízo ao fornecimento de energia elétrica, por exemplo, como a gestão agirá para informar a comunidade acadêmica? Quem será responsável por alinhar as equipes? Quais pessoas ficam com a tarefa de manter os dados institucionais seguros? 

Plano educacional

Para uma instituição de ensino, não importa o segmento, é fundamental ter um plano de contingência educacional. Nele, se estabelecem critérios básicos de funcionamento, desde comitês de gestão, até matrizes curriculares e priorização.

Nas IESs, considerando a variedade de cursos e vertentes, é essencial ter um plano de contingência que aborde as diferentes facetas da instituição. Se um cenário inesperado ocorrer, os educadores saberão priorizar, quais recursos utilizar e como tomar decisões de acordo com a necessidade dos cursos.

Por exemplo, no cenário da pandemia, as instituições de ensino tiveram que tomar decisões sobre a modalidade das aulas de acordo com as diretrizes locais. Isso, por sua vez, exigiu recursos (equipamentos, manutenção de laboratórios inativos, servidores, plataformas digitais) que nem sempre a IES já tinha contabilizados em sua gestão. Também foi necessário encontrar formas de atingir as metas de aprendizagem fundamentais dos cursos sem os recursos comuns de ensino.

Paralelamente, foi necessário estabelecer uma ordem de prioridades de retomada considerando quais disciplinas e docentes precisavam ser reestabelecidos para não prejudicar a linearidade do ensino.

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Como elaborar um plano de contingência em 11 passos

Ainda que criar um plano de contingência seja fundamental para a manutenção das operações de sua instituição ou empresa, muitos gestores não sabem por onde começar. Por isso, é importante seguir um passo a passo e adaptá-lo para suas necessidades:

1. Identificar as etapas operacionais

Quais são os processos cotidianos da organização? O que acontece para que ela se mantenha funcionando no melhor estado possível?

2. Encontrar o ponto de impacto

Uma instituição exige que os processos estejam alinhados para que ela funcione por completo. Aqui, é necessário avaliar quais deles impactam mais as operações e uns aos outros, o que também identifica os pontos de crise, ou seja, quais processos geram maior prejuízo se forem interrompidos.

3. Listar cenários de falha

Todos os processos recorrentes são passíveis de falhas, seja por imprevistos, incidentes, desastres ou até mesmo erros humanos. Algumas falhas são mais comuns e devem ser mais consideradas, como falhas elétricas, chuvas e tempestades, vírus em computadores, etc. Outras, como crises sanitárias, são menos comuns, mas são cenários que impactam ainda mais processos.

4. Determinar os planos de ação

Quais medidas devem ser colocadas em prática em caso de falhas? Por exemplo, em caso de falhas no fornecimento de energia, é necessário colocar equipamentos essenciais em contato com geradores, informar a comunidade acadêmica, elaborar equipes de resposta, etc.

5. Definir como implantá-los

Todo plano de ação exige recursos tangíveis e intangíveis. No caso da falha elétrica, por exemplo, é necessário articular equipes, manter canais de comunicação abertos e ter medidas de segurança para equipamentos conectados.

6. Comparar custos

Da mesma forma, esses planos são custosos para as organizações. Articular equipes, comprar equipamentos de segurança, manter servidores remotos, entre outros, são necessários para o plano de contingência em caso de falha elétrica.

Esses custos são ainda mais afetados pelos imprevistos, por isso, é importante colocar no plano um orçamento bem definido com as estimativas de cada parte dele. Também vale a pena considerar a comparação de cada custo com a opção de não implantar a medida, fazendo assim uma gestão de risco.

7. Monitorar o andamento

Durante uma crise, parte da necessidade de um bom planejamento é saber como continuá-lo ou se é necessário repensar. Para isso, é importante estabelecer prazos de reavaliação, comitês responsáveis e como o cenário após a falha será monitorado.

8. Definir critérios

Parte de um bom plano de contingência é saber quando acioná-lo. Há casos de falhas que passam despercebidas em instituições porque não acarretam em prejuízos de funcionamento. Mas saber determinar qual o grau de seriedade e a necessidade de implantar o plano de ação também é parte do documento. Critérios como tempo de falha e quantidade de processos afetados podem ser levados em conta, assim como prejuízos financeiros e institucionais.

9. Identificar o responsável pela ativação do plano

A pessoa que terá essa função deve ser de um nível hierárquico com a competência para tomar decisões pela organização. Membros da equipe administrativa, com acesso a decisões em diferentes facetas da IES, podem ativar o plano de contingência. Da mesma forma, um plano do âmbito educacional pode ficar sob responsabilidade de um membro da equipe pedagógica de alto escalão.

O importante é que seja alguém capaz de seguir os critérios e determinar a necessidade de ativar o planejamento.

10. Criar equipes de gestão de crise

Além de implantar a gestão de crise, é preciso criar comitês e equipes responsáveis por cada parte de sua aplicação. Em uma IES, é preciso organizar grupos em torno dos processos administrativos e educacionais, então cada uma dessas pessoas deve estar alinhada ao plano principal e aos critérios de decisão.

Assim, todos terão sua responsabilidade predeterminada, o que evita perda de tempo e interrupções em momentos de crise.

11. Definir a retomada 

Em determinado momento, será possível voltar aos processos normais e reestabelecer o funcionamento da organização. Mas essa retomada deve ser feita poupando recursos e da forma mais organizada possível, para evitar mais transtornos.

Por isso, o plano também deve envolver as prioridades do retorno e quais processos serão retomados em qual ordem, promovendo uma atividade melhor estabelecida a curto e longo prazo.

As equipes também devem estar alinhadas aos critérios de retomada, ou seja, em que momento a organização de fato está preparada para voltar e quem será responsável pela tomada de decisões e pelas ações pré-determinadas.

Leia também: Educação pós-pandemia: cenário e como superar os desafios na IES

A importância da contingência educacional

Em uma IES, a manutenção da estratégia pedagógica faz parte da identidade dos cursos. Isso é, na hora de captar alunos, mantê-los engajados e gerir o curso de acordo com as matrizes curriculares e projetos da IES, é importante que tudo esteja alinhado aos planejamentos.

Essa identidade de um curso é o que cria o perfil do egresso desejado, atende às demandas socioculturais da área de atuação futura e cria a reputação da IES para os alunos e o mercado de trabalho.

Por isso, o plano de contingência educacional é o que mais se destaca nesse setor. Mesmo em tempos de crise e imprevistos, é importante manter os processos básicos para que os alunos mantenham o foco, tenham aulas de qualidade e de acordo com as diretrizes educacionais e a proposta pedagógica.

Hoje, sabemos que os processos educacionais não acontecem somente na sala de aula, em disciplinas expositivas. Pelo contrário, o aprendizado pode acontecer em ambientes virtuais, a bibliografia pode ser multimídia e o conhecimento é ampliado por diferentes metodologias de ensino, e pelo uso de conteúdos digitais.

Sendo assim, um bom plano de contingência educacional leva esses critérios em consideração para elaborar as ações em momentos fora do ideal. 

  • Como aplicar diferentes metodologias mesmo no ensino a distância?
  • Quais formatos de aula e avaliação podem existir para incentivar os alunos?
  • Como o acesso à biblioteca será garantido mesmo em circunstâncias excepcionais?

É importante responder também a essas perguntas, que são fatores essenciais para entender como engajar alunos nos períodos em questão.

Contingência de bibliotecas universitárias

Considerando que a biblioteca faz parte de uma instituição de ensino superior, ela deve estar alinhada à gestão de risco. Um plano de contingência para sua operação é requisito para conseguir uma boa nota na avaliação do MEC (Ministério da Educação), seguindo alguns critérios básicos:

Infraestrutura

Aqui se leva em consideração o espaço físico de uma biblioteca universitária. Devem ser descritas as dimensões, as subdivisões, as medidas de segurança como prevenção de incêndios e alagamentos, climatização, a acessibilidade dos espaços, medidas de higienização e sanitização, etc.

Por exemplo, se o piso é limpo diariamente, se as rampas de acesso permitem a passagem de deficientes físicos, se as prateleiras contam com limpeza especial, a data de instalação do ar condicionado, etc.

Pessoas

As pessoas que gerem a biblioteca também devem estar referenciadas no plano de contingência. Responsáveis pelo acervo, pelos dados digitais, pela parte financeira, etc.

O documento deve envolver também as atribuições de cada cargo, tanto em tempos normais como em caso de imprevistos. A formação técnica dos bibliotecários permite que eles façam decisões sobre a manutenção do acervo em caso de problemas.

Serviços

Além de consultas a livros de referência, a biblioteca universitária tem papel fundamental na formação do aluno.  É nelas que ocorrem eventos, ficam armazenadas as produções científicas como TCCs e dissertações, arquivos multimídia como filmes e documentários, etc.

Além disso, as bibliotecas funcionam como centros culturais: permitem acesso à internet, têm espaços de estudo, recebem grupos de pesquisa, etc. Alguns exemplares também ficam disponíveis para empréstimo domiciliar ou cópia de trechos.

Portanto, as bibliotecas universitárias podem ser consideradas centros importantes para a manutenção das exigências educacionais de uma instituição de educação superior. O plano de contingência deve levar em consideração todos esses fatores, para elaborar ações alternativas a serem tomadas caso os processos sejam interrompidos.

Acervo

As bibliotecas universitárias contam com um acervo multidisciplinar. Além de livros de referência aos temas dos cursos, também contam com produção científica dos alunos e docentes, livros de ficção e não ficção, filmes, periódicos, registros históricos, documentos e muito mais. 

Ainda assim, em caso de problemas, fica mais fácil determinar quais ações devem ser tomadas para manter a eficiência e a usabilidade da biblioteca. Ações como digitalização do acervo acadêmico são essenciais em caso de mudanças para o ensino remoto, por exemplo.

Como elaborar um plano de contingência de biblioteca

Para manter a biblioteca universitária em pleno funcionamento, mesmo em cenários desfavoráveis, a instituição de ensino deve elaborar um documento para contingência. O MEC tem essa exigência justamente por ser um fator fundamental na manutenção das diretrizes educacionais de um curso de graduação. Para elaborar o documento, é importante seguir os mesmos passos de outros planos de contingência.

Em primeiro lugar, é preciso identificar os processos diários que fazem a biblioteca funcionar. A partir daí, elencar as prioridades e mapear a relação entre cada uma delas, apontando o efeito de cada uma no funcionamento geral. Por exemplo:

  • Quantas pessoas precisam estar no espaço para gerir o acervo? 
  • Qual a manutenção climática necessária para documentos? 
  • Quais pontos precisam de atenção redobrada?

Depois disso, é preciso identificar potenciais falhas: que acontecimentos podem trazer prejuízos a esse status quo. Se mais de um membro da equipe precisar se afastar por doença ou se houve falha nas telecomunicações, por exemplo.

Caso essas falhas ocorram, é preciso avaliar seu impacto no funcionamento da organização como um todo. A partir daí, se estabelecem as medidas necessárias para evitar os riscos e determinar quais são os custos operacionais de implantar novas ações. 

Se for necessário investir em equipamentos ou articulação de equipes, a IES deve analisar os gastos e as alternativas viáveis.

Também deve ser estabelecida a pessoa responsável por implantar o plano de contingência, alguém que tem senioridade e hierarquia o suficiente para tomar essa decisão com base em aspectos técnicos do trabalho. Essa pessoa também será responsável por gerir os processos em relação à equipe, liderando outros agentes em cada uma de suas responsabilidades. 

Com o plano em ação, é importante determinar prazos e pessoas para reavaliar os procedimentos. Ou seja, quem fará parte do comitê de avaliação do planejamento para que as medidas sejam revistas e a retomada possa ser feita da forma mais estável possível. Com os critérios predeterminados, todos os envolvidos terão os materiais necessários em mãos para tomar as decisões adequadas.

Bibliotecas fora do espaço físico

Além de garantir segurança física do acervo, é importante ter acesso digitalizado às informações presentes na biblioteca. Para isso, uma das estratégias utilizadas é a biblioteca digital.

Esperamos que tenha gostado deste artigo sobre o plano de contingência. Que tal aproveitar e aprender mais sobre a preparação de sua biblioteca para avaliação do MEC?

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