Confira 8 dicas valiosas para realizar a redução de custos em sua IES!

Quer conferir 8 estratégias para redução de custos em sua IES? Confira nosso artigo e descubra!
Redução de custos: alunos assistem à aula

Redução de custos sem perder a satisfação dos estudantes é possível! Confira como diminuir despesas operacionais da sua instituição de educação superior (IES) garantindo a qualidade de ensino.

A crise econômica gerada pela pandemia do Covid-19 atravessou todas as áreas do país. No ensino superior, o isolamento social e as medidas de prevenção e proteção contra o vírus exigiram diversas adaptações do setor educacional. 

Nesse sentido, foi necessária uma migração repentina para o regime de ensino remoto e a adoção de novas metodologias de ensino. De fato, todas essas medidas trazidas pela disrupção tecnológica impactaram nos custos e processos das IES. 

Por esse motivo, uma administração eficiente voltada para redução de custos é indispensável. A partir disso as instituições de ensino conseguem, além de diminuir as despesas não essenciais, evitar que medidas drásticas, como demissões em massa, aconteçam.

Pensando nisso, preparamos este artigo para abordar a importância de uma gestão financeira eficaz nas instituições de educação superior e trazer 8 dicas práticas de como reduzir os custos e despesas em sua instituição de ensino.

Confira abaixo o que você vai encontrar neste artigo:

Índice

  • Afinal, por que é importante reduzir custos?
  • Benefícios da redução de custos no ensino superior
  • Como reduzir os custos em sua IES? 
  • 8 dicas práticas de redução de custos para IES
    1. Faça um mapeamento dos custos da sua instituição
    2. Identifique todas as necessidades da sua IES
    3. Estabeleça metas e monitore-as
    4. Elabore planos de ação
    5. Envolva a equipe de colaboradores e os alunos
    6. Crie campanhas de contenção de gastos
    7. Compartilhe os resultados com os colaboradores e alunos
    8. Faça pesquisas de engajamento e satisfação
  • Utilize da tecnologia como aliada na redução de custos 

Tenha uma ótima leitura!

Afinal, por que é importante reduzir custos?

Antes de falarmos sobre as dicas para redução de custos no ensino superior, vamos entender um pouco mais sobre a importância de uma gestão eficaz de gastos e despesas.

De fato, a redução de custos na educação superior possui como objetivos o aumento no lucro e a melhoria nos resultados, que serão obtidos a partir de uma administração financeira bem planejada e executada.

Diante do cenário de pandemia enfrentado pelo país, a gestão operacional de custos ganhou relevância no ensino superior. Afinal, a população no geral, o que inclui o corpo discente, sofreu danos econômicos decorrentes da crise do coronavírus. 

Com isso, muitas instituições de ensino foram afetadas financeiramente em decorrência da evasão de alunos e com o interrompimento repentino das aulas presenciais. 

Por isso, para fugir de medidas drásticas, como demissão em massa de pessoal, a redução de custos nas instituições de ensino consistem na melhor saída para o gestor da IES. 

A título de ilustração, a gestão estratégica de implementação do home office e da modalidade de ensino superior a distância gera uma redução de custos para as IES.

É nesse sentido que apresentaremos a seguir alguns dos benefícios que a diminuição de despesas irá trazer para a sua instituição de ensino. 

Confira!

Benefícios da redução de custos no ensino superior

De fato, como já falado, boas práticas de redução de custos operacionais trazem inúmeros benefícios para as instituições de educação superior. Conheça alguns deles: 

  • Aumento na margem de lucro;
  • Melhor captação de alunos;
  • Maior efetividade na identificação e extinção de gargalos;
  • Aumento no percentual de crescimento da IES.

Essas são apenas algumas das vantagens que uma gestão eficiente de despesas pode trazer para a educação superior. Mas, como essa contenção de gastos pode ser feita na prática? 

É o que abordaremos a seguir, acompanhe a leitura!

Como reduzir os custos em sua IES? 

De início, é importante ressaltar que, para que a redução de despesas aconteça de forma eficiente, é necessário estudo e planejamento por parte dos diretores e gestores das IES. 

A esse respeito, a diminuição de custos na IES deve ter como objetivo identificar os processos e custos essenciais da instituição, para que somente assim seja possível enxergar e reduzir as despesas não essenciais.

Nesse momento, pode surgir o seguinte questionamento: como identificar as necessidades e os gargalos da IES?

Para te ajudar nessa tarefa, desenvolvemos um passo a passo com oito formas de reduzir os custos na educação superior, garantindo a qualidade de ensino e a satisfação dos alunos. Fique por dentro! 

Leia também: 4 estratégias para otimizar a gestão acadêmica de sua IES

8 dicas práticas de redução de custos para IES

Partindo de um viés prático, elaboramos 8 dicas de como reduzir os custos no ensino superior. São elas: 

  1. Faça um mapeamento de custos da instituição
  2. Identifique todas as necessidades da sua IES
  3. Estabeleça metas e monitore-as
  4. Elabore planos de ação
  5. Envolva a equipe de colaboradores e os alunos
  6. Crie campanhas de contenção de gastos
  7. Compartilhe os resultados com os colaboradores e alunos
  8. Faça pesquisas de engajamento e satisfação

A seguir, saiba como aplicar cada uma dessas dicas na gestão financeira de sua IES e alcance excelentes resultados na redução de custos.

1. Faça o mapeamento de custos da instituição

Existem diversos processos dentro de uma instituição de ensino superior. De início, é indispensável realizar um mapeamento dos custos de todos estes, que englobam desde as etapas de matrícula até a própria administração financeira da instituição. 

Sabe-se que alguns custos são fixos para a instituição. São exemplos: 

  • Pagamento da equipe de funcionários;
  • Impostos;
  • Conta de água;
  • Conta de luz;
  • Conta de telefone.

Por outro lado, existem os custos que não são fixos. Ou seja, variam conforme as necessidades da instituição. Alguns exemplos encontram-se nas contratações temporárias e nos investimentos em campanhas de marketing e publicidade.

Com o mapeamento de despesas da sua IES você poderá, além de elencar os custos fixos, comparar as entradas e saídas dos processos em suas diversas áreas e conseguir identificar as demandas e os gargalos presentes na instituição.

Dessa forma, ao identificar os gargalos (que são problemas que podem estar afetando as taxas de respostas dos processos e atrapalhando o funcionamento da sua instituição) você poderá produzir estratégias de correção que, certamente, vão reduzir as despesas e aprimorar os resultados da sua IES. 

2. Identifique as necessidades da sua IES

Após realizar o mapeamento dos processos e despesas da IES, para que seja possível reduzir os custos, é imprescindível conhecer todas as necessidades da sua instituição. Afinal, as despesas essenciais devem ser observadas no momento de tomada de decisão de redução de custos. 

Por isso, esse é o momento de identificar e destacar todas as necessidades da sua IES. Para melhor ilustrar, em seguida vamos elencar alguns exemplos de necessidades comuns em instituições de educação superior. Confira: 

  • Aquisição de equipamentos;
  • Manutenção, melhoria ou expansão das instalações;
  • Fortalecimento e engajamento da marca;
  • Otimização dos processos de gestão acadêmica. 

3. Estabeleça metas e monitore-as

Uma vez identificadas todas as necessidades da sua instituição, é hora de estabelecer quais metas você deseja obter, seja em curto, médio ou longo prazo. Mais que isso, é importante monitorar o andamento de cada uma destas metas. 

Nessa etapa, tenha em mente os objetivos que deseja perceber na sua instituição, que podem ser, por exemplo:

  • A conquista de um fluxo de caixa saudável;
  • O aumento do lucro e do capital de giro da instituição;
  • E até mesmo um melhor desempenho da equipe de colaboradores e corpo discente.

4. Elabore planos de ação

Até aqui você mapeou os processos e custos da instituição, identificou suas necessidades e estabeleceu metas. 

Agora é o momento de elaborar planos de ação para que, a partir dos objetivos e dos gargalos identificados, seja possível, de fato, alcançar os objetivos e extinguir os problemas que prejudicam os processos da sua IES. Mas, como esses planos podem ser elaborados? 

Ao lado das metas estabelecidas anteriormente, pense em quais práticas te ajudarão a alcançá-las. De igual forma, liste os gargalos identificados na instituição e crie soluções para cada um deles. 

Uma vez implementados os planos de ação, o resultado, certamente, será a redução de custos não essenciais e resolução de problemas. 

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5. Envolva a equipe de colaboradores e os alunos

Um bom relacionamento entre colaboradores e alunos é fundamental para que haja engajamento nas ações de diminuição de despesas. Por isso, é preciso criar uma relação de cooperação entre as partes. 

Para que isso ocorra, é muito importante que a equipe e os alunos sejam envolvidos nos processos e objetivos. Afinal, os funcionários e os discentes participam da rotina da instituição. Por isso, informá-los sobre como funciona a administração de despesas da IES fará com que se sintam envolvidos e se sintam também parte do processo de redução de custos. 

6. Crie campanhas de contenção de gastos

De fato, trazer os alunos e colabores que fazem parte do dia a dia da instituição para ajudar na contenção de gastos não é uma tarefa fácil. 

É nesse sentido que a criação de campanhas de conscientização surge como prática efetiva para adesão nas ações de contenção de despesas. 

Para melhor ilustrar, as campanhas podem abordar práticas conscientes como: 

  • Consumo consciente de água;
  • Consumo consciente de energia elétrica;
  • Utilização de materiais recicláveis, como por exemplo o incentivo a diminuição de copos e materiais descartáveis;
  • Controle do consumo de papel e incentivo à utilização de materiais digitais;
  • Reaproveitamento de papel e materiais que iriam diretamente para o lixo.

Esses são alguns exemplos de práticas que, se alinhadas a campanhas de conscientização, terão como resultado a adesão e empenho da equipe de colaboradores e dos alunos que integram a instituição de ensino e, consequentemente, reduzirão custos na sua IES. 

7. Compartilhe os resultados com os colaboradores e alunos

Como já abordado, é essencial que a comunidade acadêmica seja envolvida nos processos de redução de custos da instituição de ensino. 

Nesse sentido, a informação aproxima a equipe. Por isso, compartilhar as metas e os resultados com os funcionários e o corpo discente é muito importante para que estes possam compreender por que reduzir custos e se empenhar nessa tarefa de gestão de despesas. 

8. Faça pesquisas de engajamento e satisfação

Manter um relacionamento ativo com os colaboradores e estudantes é necessário para que se colha resultados nas campanhas de redução de custos operacionais. 

Por isso, realizar pesquisas para conversar e ouvir quem integra o dia a dia da IES é fundamental para entender quão envolvidos estão, trazê-los para mais perto e dar continuidade nos processos de contenção de despesas

Para tanto, sugerimos a criação de canais abertos de escuta, reclamações e sugestões, como por exemplo ouvidorias, que vão promover a qualidade na comunicação entre gestores, colabores e alunos

Utilize da tecnologia como aliada na redução de custos

Junto às dicas práticas abordadas anteriormente, a tecnologia pode ajudar na efetiva diminuição de despesas operacionais na educação superior. Sendo assim, por que não utilizá-la? 

Certamente, investir em tecnologia como aliada na contenção de custos e equilíbrio financeiro traz para as IES diversos benefícios, como: 

  • Redução de despesas;
  • Melhoria nos resultados;
  • Maior produtividade;
  • Mais eficiência na tomada de decisões;
  • Melhoria da experiência dos alunos;
  • Melhoria na relação entre professor e aluno;
  • Otimização de processos;
  • Redução de tempo gasto em tarefas burocráticas;
  • Centralização e segurança de informações;
  • Controle e gestão de custos e inadimplência.

Nesse sentido, existem inúmeras ferramentas digitais disponíveis que, quando implantadas, além de otimizar tempo gasto, ajudam a controlar e reduzir custos e despesas. 

A esse respeito, a tecnologia pode ser usada para automatizar processos, que, além de estarem sujeitos a erros quando confiados na gestão manual, demandam um número maior de funcionários para o tratamento de informações, o que aumenta os custos para a instituição e o tempo gasto na gestão dessas informações.

Assim, investir em tecnologia como aliada na administração acadêmica de custos e despesas, certamente, trará inúmeras vantagens e resultados mais eficazes para a sua instituição.

Neste artigo você viu como boas práticas de gestão operacional colaboram para a redução de custos de maneira eficiente. Esperamos que tenha gostado do conteúdo! Aproveite para acessar também 6 dicas de melhoria da experiência do aluno!

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