Saiba como otimizar o processo de rematrícula no ensino superior

Rematrícula: fotografia de uma mulher segurando uma pilha de livros e sorrindo para a câmera.
O que fazer na rematrícula para facilitar a vida do aluno e combater a evasão escolar? Confira nossas dicas!

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Uma boa estratégia de captação de alunos é crucial para qualquer instituição de educação superior (IES). Entretanto, garantir a permanência do estudante na IES também deve estar entre os principais objetivos da gestão, uma vez que o processo de rematrícula, muitas vezes, representa um gargalo que pode ou não direcionar para a evasão escolar.

Esse problema se revela importante principalmente no contexto da pandemia de covid-19. Um estudo do Datafolha, publicado em janeiro de 2021, mostra que a evasão no ensino superior foi de 16,3% após o início da pandemia.

Outro estudo de 2020, do Semesp, indica que a taxa de inadimplência no ensino superior privado do estado de São Paulo chegou a 10,1% no 1º semestre, número quase 50% maior do que o do mesmo período em 2019.

Sem dúvidas, o contexto de crise econômica e sanitária contribui para a elevação desses números. Porém, os gestores não estão de mãos atadas para lidar com a evasão: é possível construir campanhas de rematrícula eficientes, que facilitem o processo para os alunos e contribua para mantê-los matriculados. Continue lendo para acompanhar as dicas!

Qual é o momento certo para iniciar a campanha de rematrícula?

A campanha de rematrícula é um momento bastante estratégico para a IES: é nele em que o aluno confirma seu interesse em prosseguir os estudos na instituição, o que serve como uma espécie de validação do caminho que está sendo traçado pela gestão.

Entretanto, quando as rematrículas observam uma taxa mais alta de evasão, isto é, de alunos que trancam o curso ou simplesmente optam por não renovar a matrícula, é possível apontar uma série de fatores diferentes, como:

  • Situação de crise econômica e alta nas taxas de desemprego;
  • Perda de interesse do estudante pelo curso escolhido;
  • Falta de apoio da IES (ocorre principalmente em cursos EaD);
  • Cursos mal estruturados ou de baixa qualidade;
  • Captação do estudante por IES concorrentes.

Há muitos outros fatores que podem estar envolvidos na evasão do estudante, sendo que alguns não necessariamente podem ser resolvidos pela IES (como instabilidades econômicas a nível nacional).

Entretanto, é possível perceber que vários dos fatores não aparecem de um dia para o outro, e podem ser identificados a partir de um trabalho ativo da gestão. Trata-se do que é chamado de gestão da permanência, que consiste em manter equipes trabalhando para combater preventivamente a redução da taxa de adesão à rematrícula.

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Qual é a importância da gestão da permanência?

A gestão da permanência está associada a uma série de ações que buscam, principalmente, melhorar continuamente os processos da instituição, ouvir e acompanhar as queixas e preocupações do estudante e buscar aprimorar sempre a sua experiência na IES

Não se trata de esperar o estudante demonstrar insatisfação e evadir, mas sim de evitar, com o máximo de antecedência, que ele faça isso.

Alguns benefícios da gestão da permanência são:

1. Acompanhamento direto de potenciais evasores

São, geralmente, estudantes com baixo rendimento, inadimplentes, ou que tenham baixa frequência. A IES pode identificá-los com facilidade e buscar ativamente prestar apoio para auxiliar o estudante a continuar no curso. 

Mas atenção: alunos com essas características não necessariamente são evasores, portanto é importante acompanhar todos os estudantes, mesmo os que tenham alto desempenho ou se enquadrem em outras características.

2. Melhoria contínua na qualidade dos cursos e dos benefícios

A gestão da permanência bem feita está associada diretamente ao acompanhamento das reclamações, elogios e outras impressões dos estudantes, para monitorar possíveis insatisfações que levem à não renovação da matrícula. 

Assim, com esse monitoramento constante, a IES tem uma ótima oportunidade de manter os níveis de contentamento com os cursos a partir dos feedbacks coletados.

3. Construção de uma relação próxima com estudantes

O acompanhamento próximo ajuda a construir uma relação próxima e que pode ser muito benéfica tanto para a IES quanto para o aluno, uma vez que ajuda a fidelizá-lo e a se sentir amparado pelos gestores e docentes.

Com base nesses pontos, é possível indicar que não há uma resposta única para quando a campanha de rematrícula deve começar – isso pode ficar a critério do planejamento estratégico de captação que a IES adota para iniciar o período de admissão.

Contudo, pode-se dizer que é de extrema importância que a campanha esteja atrelada diretamente a uma boa gestão da permanência, que deve ser ininterrupta ao longo de todo o ano – ou seja, a campanha por rematrícula, na prática, faz parte de uma estratégia permanente.

Isso faz com que seja imprescindível que o planejamento da campanha de rematrícula ocorra com o máximo de tempo de antecedência, para que ele esteja alinhado à gestão da permanência como um todo e para que atenda aos interesses estratégicos da IES.

Como fazer uma boa campanha de rematrícula para o estudante?

Você já deve ter notado que o processo de rematrícula está totalmente centrado na experiência do estudante. E isso não ocorre à toa: um processo de rematrícula que considere, previamente, as dores e necessidades do estudante tem muito mais chances de dar certo do que um que não dê tanta importância a essas questões.

Como apontamos, cuidar de todas essas necessidades requer um planejamento prévio que seja o mais antecipado possível. A IES deve considerar, nesse processo, a definição de alguns elementos essenciais para uma boa campanha:

  • Quais são os objetivos da campanha? Eles podem ser bastante variados, mas um deles, por exemplo, poderia ser: reduzir a taxa de evasão em relação ao período anterior em uma porcentagem específica.

 

  • Qual é o orçamento para a campanha? Quais recursos podem ser utilizados? É importante que a IES defina com antecedência quanto pode gastar na campanha para mobilizar adequadamente os melhores recursos, como contratação de agências especializadas. Também é o momento de decidir como a rematrícula será promovida: por meio de canais digitais, físicos, ou os dois?
  • Quais benefícios a IES está disposta a oferecer na rematrícula? Nesse ponto, é importante avaliar se a IES oferecerá descontos, bolsas de estudo, descontos por mérito etc. Tudo que possa fazer o estudante se interessar mais pela renovação do contrato deve ser analisado.
  • Qual será a estratégia de marketing utilizada? Trata-se de uma definição vital para o sucesso da campanha, já que as operações de marketing são o diferencial na venda que a IES faz da qualidade de seus cursos, dos benefícios que o estudante tem ao optar por continuar seus estudos etc.
  • Como a adesão será monitorada? Toda campanha bem estruturada propõe métodos eficientes de avaliação e metrificação dos resultados, para que a gestão consiga estudar com profundidade o que deu certo ou não e, assim, manter ou repensar a estratégia.

É válido lembrar que muitos desses processos podem ser automatizados. Em uma IES que tenha um número muito alto de estudantes, fazer o acompanhamento de cada um pode ser um desafio. 

Entretanto, há vários recursos digitais que permitem a automatização da construção de uma régua de relacionamento com os alunos: envio de pesquisas pelas plataformas virtuais, criação de canais de comunicação mais eficientes (como uma conta comercial automatizada no WhatsApp, por exemplo), entre outros.

A importância e os benefícios da rematrícula online

Além da automatização dos processos de construção de relacionamento, é fundamental apontar que uma campanha de rematrícula eficiente e que facilite a vida do aluno passa, necessariamente, por sua informatização.

Em outras palavras, a IES deve priorizar ao máximo a comodidade do estudante, desburocratizando o processo e tornando-o tão rápido quanto dar alguns toques no celular.

Para isso, o planejamento eficiente da renovação de matrícula deve levar em consideração o investimento na plataforma digital, de modo a modernizá-la e torná-la o mais intuitiva possível.

Há alguns pontos que devem ser levados em consideração ao estruturar a rematrícula online, os quais descreveremos em detalhes abaixo.

1. Criação de estratégia de marketing eficiente para o digital

Essa é uma premissa essencial para qualquer campanha de matrícula, seja de captação, seja de renovação. Uma estratégia de marketing eficiente pode ajudar a fidelizar o estudante e fazê-lo querer se rematricular, uma vez que terá contato recorrente com todos os benefícios que tem ao estudar na instituição, e com reiteração da qualidade dos cursos oferecidos.

Além disso, a estratégia de marketing deve ser pensada de modo a evidenciar todas as facilidades da rematrícula por meio dos canais virtuais, como: matrícula rápida, a poucos cliques, processo com burocracia reduzida ao mínimo etc. Os mais diversos meios podem ser utilizados para isso, como redes sociais, e-mail marketing, entre outros.

2. Aplicação prévia de uma pesquisa de intenção de matrícula

Uma possibilidade interessante para a campanha de rematrícula online é realizar uma pesquisa prévia de intenção de matrícula. A pesquisa pode ser bastante simples, perguntando se o estudante tem interesse em renovar a matrícula e, se a resposta for negativa, quais são os motivos.

Isso pode ajudar a IES a monitorar, de antemão, qual é o nível de satisfação dos matriculados e quais podem ser os evasores durante a campanha de matrícula. Essa pesquisa também facilita o processo de coleta de feedbacks, apoiando a gestão de permanência na avaliação das ações necessárias para combater a evasão.

3. Simplificação de pagamentos e de ajuste de inadimplência

Se o objetivo é ajudar o estudante, é imprescindível pensar quais são as maneiras que podem facilitar ao máximo alguns dos principais problemas associados à evasão, como a inadimplência.

Oferecer meios flexíveis de pagamento, renegociações e possibilidades de quitação digital de dívidas são alguns benefícios dos quais os estudantes podem desfrutar de imediato e, a partir daí, renovar a matrícula.

Outra possibilidade é o oferecimento de descontos para o pagamento da taxa de rematrícula, ou do próprio acordo de negociação de débitos em aberto.

4. Implementação de assinatura digital de contrato

Por fim, um dos pontos mais importantes que facilitam o processo de rematrícula para o estudante é a implementação de contratos digitais, que possam ser assinados em segundos.

Isso é benéfico tanto para a IES, quanto para o estudante: livra a instituição do trabalho de manipular e conferir inúmeros contratos e livra o estudante do transtorno de ter que tirar cópias de documentos e ir presencialmente à IES para realizar um processo que pode ser feito em segundos no próprio celular.

Agora que você já viu alguns métodos para aprimorar sua campanha de rematrícula, que tal conhecer algumas dicas de ações comerciais de captação de alunos para aplicar em sua IES?

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