5 dicas para combater vagas ociosas em sua IES

Vagas ociosas são um grande problema nas instituições e educação superior — preparamos um artigo para te ajudar na resolução deste problema!
Vagas ociosas: foto de cadeiras vazias

Você sabe o que são vagas ociosas? 

As vagas ociosas são aquelas que, por algum motivo, não foram preenchidas ao longo do período de matrículas, e que continuam não ocupadas mesmo após a última chamada das listas de espera.

Essas vagas dificilmente serão preenchidas ao longo do curso, e podem fazer com que haja prejuízo financeiro para as instituições de educação superior (IES). 

Sabendo desse prejuízo, é preciso entender por que não ocorre o preenchimento dessas vagas. Dessa forma, os coordenadores das instituições podem tomar atitudes que resolvam o problema.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes sobre:

  • A origem das vagas ociosas;
  • Como esse problema afeta sua instituição;
  • Como evitá-lo;
  • Como solucionar o problema das vagas ociosas.

Vamos lá?

Por que surgem vagas ociosas nas IES?

Existem várias razões pelas quais vagas ociosas podem surgir nas IES. Vamos listar as principais delas abaixo. 

  • Número insuficiente de aprovados no vestibular

Como a abertura de uma turma está diretamente relacionada ao número de aprovados no vestibular, muitas vezes o quórum de aprovados é insuficiente para a realização do curso.

  • Pouca demanda pelo curso 

A falta de motivação pela busca de uma formação acadêmica, ou até mesmo o cenário econômico podem ser alguns dos motivos para a pouca demanda pelo curso.

  • Alto índice de evasão

O alto índice de evasão de alunos também é um fator que resulta em vagas ociosas.

Ele pode ser desencadeado por algumas questões, como:

  1. Dificuldades de aprendizagem no ensino básico;
  2. Relacionamento deficiente com o aluno;
  3. Questões financeiras;
  4. Perda de interesse pelo curso;
  5. Falta de estrutura da universidade. 
  • Mudança de curso internamente

Em alguns casos, os alunos solicitam a transferência interna para outros cursos. 

Ao passo que uma eventual vaga é preenchida em outra graduação, no curso de origem passa a haver uma vaga ociosa.

  • Transferência de IES

Quando isso acontece, a menos que seja uma questão excepcional, a IES precisa descobrir quais são os motivos que levaram o aluno a se transferir. A partir disso, é possível trabalhar na prevenção do problema.

  • Trancamento de curso

O trancamento de curso é uma das principais formas de evasão de alunos. Por isso, é preciso reconhecer os motivos pelos quais seus alunos estão desistindo de estudar. 

Entre as causas mais comuns, podemos destacar:

  1. Preço da mensalidade;
  2. Falta de identificação com o curso;
  3. Insatisfação com a proposta pedagógica;
  4. Insatisfação com o corpo docente;
  5. Insatisfação com o atendimento e/ou infraestrutura;
  6. Falta de inovação no ensino.

Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre inovação na educação superior

De que forma as vagas ociosas podem prejudicar a IES?

O preenchimento de um número mínimo de vagas é um fator primordial para a abertura de uma turma. 

Dessa forma, se o curso trabalha apenas com um grupo de alunos limítrofe, quando ocorre qualquer desistência essa graduação pode apresentar uma deficiência financeira. Quando uma sala de aula está vazia, isso significa que a instituição não está atingindo sua receita potencial. 

Então, surge um perigo iminente de a IES ter que “enxugar” a verba do curso para mantê-lo em funcionamento.

Com esse fato, a consequência é que a qualidade das atividades pedagógicas pode cair, gerando insatisfação nos alunos e desmotivação no corpo docente. Dessa forma, podemos perceber que uma grande ‘’bola de neve’’ vai se formando e pode prejudicar a imagem institucional.

A grande questão é que, como dissemos, uma vaga ociosa dificilmente é recuperada ao longo do ano. Logo, sua IES precisa encarar essa situação, por vezes permanente, como um incentivo de captação de alunos

Para tanto, é preciso desenhar estratégias consistentes, que vão do marketing de relacionamento às políticas institucionais.

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5 dicas para prevenir vagas ociosas 

Acima apontamos as razões de existirem as vagas ociosas. Agora, vamos apresentar dicas para prevenir este problema.

1. Financiamentos estudantis

Uma das maneiras mais eficazes de conseguir preencher as vagas ociosas é utilizando algum programa de financiamento estudantil

Um deles é o Prouni, que abre as inscrições duas vezes ao ano, de forma semestral. As IES podem optar por utilizá-lo a fim de facilitar o preenchimento das vagas. 

Inclusive, este tem um sistema de lista de espera para vagas remanescentes. A adesão ao Prouni, portanto, é uma boa estratégia para combater o problema das vagas ociosas.

2. Nota do Enem

As instituições de educação superior têm usado o sistema de notas do Enem para garantir mais alunos em suas instituições, pois dessa forma não há a necessidade em fazer um novo vestibular. 

3. Novo processo seletivo

Uma forma de garantir mais alunos matriculados para sua instituição é fazer um novo processo seletivo para as vagas remanescentes.

Porém, esse método depende muito de uma boa comunicação ao estudante. Além disso, pode parecer que a instituição não está sendo muito procurada e por isso está com vagas abertas.

4. Vestibular agendado

Uma outra saída é, ao invés de fazer um processo seletivo com data marcada, deixar com que o aluno escolha o dia e faça a prova. A vantagem desse processo é que mais estudantes podem fazer o processo seletivo.

A desvantagem se dá pela quantidade de pessoas que sempre precisarão estar envolvidas no processo de aplicação e correção das provas.

5. Reescolha

Uma outra tática é oferecer as vagas para os alunos que participaram do processo seletivo e que não foram aprovados na primeira chamada. 

Porém, é diferente do processo de segunda chamada, pois as vagas são abertas para as pessoas já envolvidas no processo seletivo.

 

O que pode ser feito para reverter esse cenário? 

Primeiramente, é importante que as IES invistam na análise de dados para prever a jornada do estudante. Para embasar quaisquer mudanças no seu planejamento estratégico, é essencial que você trabalhe com dados concretos. 

Uma solução cada vez mais utilizada pelas IES é a adoção de um sistema de gestão educacional, que pode ser associado a recursos de inteligência artificial, como o learning analytics, análise preditiva, entre outras tecnologias.

Com isso, é possível reconhecer diversas etapas da jornada do estudante, desde o contato com as campanhas de marketing, até a realização do vestibular, matrícula e seu desempenho nos processos de ensino-aprendizagem.

Entender esse caminho é fundamental para saber por que os alunos não se matriculam e quais são os estudantes com mais potencial de desistirem dos cursos.

Como você viu, reconhecer as razões que levam sua IES a ter uma quantidade de vagas ociosas superior ao adequado é fundamental para reverter esse cenário. 

Felizmente, hoje contamos com diversas tecnologias de gestão educacional que auxiliam nesse processo e facilitam a tomada de decisão estratégica.

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre as vagas ociosas. Que tal ler também o nosso artigo sobre 6 dicas de melhoria da experiência do aluno?

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