Como melhorar a gestão financeira da sua instituição de ensino?

Um dos principais objetivos de uma IES é diferenciar-se no mercado através de qualidade e desenvolvimento de seus alunos. A gestão eficiente da área acadêmica e da infraestrutura é essencial neste processo, mas não se pode descuidar da gestão financeira. 

A falta de planejamento frente a oscilações de demanda, inadimplência ou aplicação ineficiente dos eventuais excedentes de caixa pode gerar problemas na operação da IES, afetando a qualidade entregue aos discentes. 

Confira os tópicos a seguir para conhecer estratégias que você pode colocar em prática e indicadores de desempenho que auxiliam na gestão financeira. 

Profissionalize a gestão financeira 

A gestão profissional é tradicionalmente apontada como responsável por ganhos efetivos nos processos decisórios de empresas, sejam eles complexos ou não (FAMA e JENSEN, 1983). Em instituições de ensino superior, especialmente as de menor porte, é comum que diretores administrem sozinhos as questões financeiras, ainda que precisem lidar com inúmeras responsabilidades diárias na IES. 

A separação entre a gestão acadêmica e administrativa permite, dentre outros benefícios, que alguém analise os indicadores financeiros de forma consistente e direcione o trabalho da equipe auxiliar. Se automatizadas tarefas rotineiras, a análise de dados pode ainda direcionar estratégias da instituição e propiciar inteligência estratégica acerca de captação de alunos, evasão e projeções de resultados. 

Assim, é aconselhável investir em tecnologias desenhadas para tais instituições, pois elas possuem recursos específicos voltados ao ramo de educação. 

Tenha um plano de ação contra a inadimplência 

As taxas de inadimplência no Ensino Superior, no Brasil, em 2017, foram superiores às de demais setores da economia, de acordo com a Pesquisa de Inadimplência realizada pelo SEMESP e divulgada em 2018. Para Machado (2009), a falta de profissionalismo e informalidade nos processos de cobrança são os maiores propulsores da inadimplência das IES, juntamente aos efeitos da legislação – que por vezes é severa com as instituições de ensino ao proteger fortemente os direitos dos alunos. 

De forma preventiva, a instituição pode realizar ações para evitar a inadimplência, como: 

  • descontos para pagamentos adiantados; 
  • concessão de benefícios para alunos com pagamentos em dia; 
  • possibilidade de pagamento através de cartão de crédito; 
  • intermediação de fiadores para alunos mais novos ou com baixa classificação de crédito. 

Para reduzir o número de pendências financeiras, uma estratégia de negociação que considere o perfil dos alunos, aliada a cobranças online nos dias seguintes ao vencimento da mensalidade também pode auxiliar o setor. 

Calcule corretamente o custo por aluno 

Para oferecer um produto ou serviço, é importante que sua precificação envolva uma análise detalhada de despesas e fatores críticos. Outros fatores, além do custo de corpo docente, podem ser considerados: 

  • custo individual projetado para manutenção da infraestrutura; 
  • despesas com inovações e melhorias no ensino; 
  • trabalho gerado aos setores administrativos; 
  • despesas com possíveis prestadores de serviços da instituição. 

As mensalidades, que são a principal fonte de receita das IES, precisam equilibrar demanda, custos e qualidade percebida pelos alunos. 

Faça orçamentos anuais prévios 

O planejamento orçamentário é uma ferramenta relevante que pode auxiliar diretores a planejar despesas, levando em consideração a continuidade das atividades e o investimento necessário em inovação. Caso haja necessidade de captação de recursos, a diretoria da IES pode planejar antecipadamente de que forma irá recorrer a financiamento, obtendo melhores taxas e garantindo a continuidade das operações. 

Dica: para planejar estratégias de captação e expansão de cada curso, é importante analisar os dados disponibilizados pelo Inep.

Mantenha um fluxo de caixa projetado 

Apesar de não ser algo exato, boas projeções podem nortear a tomada de decisão e oferecer cenários hipotéticos – positivos, negativos e neutros – para subsidiar planos de ação na ocorrência de cada um deles. 

Estabeleça e acompanhe indicadores financeiros 

Indicativos sobre a saúde financeira da IES são essenciais para medir seu desempenho e oferecer diretrizes para ações de outras áreas. Veja, a seguir, três importantes indicadores financeiros para sua instituição de ensino, além do índice de inadimplência e custo por aluno: 

Relação entre despesas e receitas por curso 

Além do custo por aluno, pode-se avaliar as despesas gerais de cada curso em relação ao faturamento total. Caso o indicador demonstre que algum curso não colabora com os custos gerais da instituição, o gestor acadêmico pode avaliar se ele, estrategicamente, faz sentido, e de que forma outros cursos podem compensar seu déficit. Isso é bastante comum em instituições que possuem cursos stricto sensu: apesar de muitas vezes eles serem deficitários, possuem valor estratégico, agregando publicações científicas e conhecimento acadêmico relevante. 

Lifetime Value (LTV) 

Lifetime revela qual é o período médio de relação entre os alunos e a IES e qual é a receita gerada, em média, por matrícula. Ele é uma ferramenta de gestão financeira e acadêmica, pois um LTV baixo pode ser resultado da insatisfação com métodos de ensino, por exemplo. 

Como a duração dos cursos costuma ser de poucos anos, o ideal é que o indicador mostre um lifetime alto. Portanto, caso ele esteja baixo e/ou diminua com o tempo — devido à evasão —, é preciso entender os motivos pelos quais isso ocorre. 

Ticket médio 

Saber quanto, em média, cada aluno gera de faturamento mensalmente à IES é fundamental para entender se os custos por aluno e por curso estão adequados à realidade da instituição.

E então, depois de ler sobre o assunto, como você considera a situação e a gestão financeira da sua instituição? Acompanhe o blog da Saraiva Educação. Semanalmente publicamos conteúdos com dicas de gestão para IES.

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