Matrícula online: fotografia de uma mulher de óculos sorrindo enquanto utiliza o notebook.

Conheça os benefícios da matrícula online para a IES e para os estudantes

Mesmo antes de um cenário de pandemia, o desenvolvimento de novas tecnologias vinha transformando a relação das IES com seu público. De vestibulares digitais a aulas remotas, muitos foram os recursos incorporados ao longo dos anos. 

A área educacional cresceu com a tecnologia e expandiu seus horizontes a partir da quebra de barreiras geográficas, que antes poderiam ser impeditivas para muitos estudantes, principalmente do ensino superior. É o que chamamos de democratização do ensino superior.

Mesmo que a prática já fosse incorporada por muitas instituições que trabalham com a Educação a Distância (EaD), a matrícula online passou a ser parte de uma série de ações quando o distanciamento social foi necessário, em virtude da crise sanitária de covid-19.

Com as escolas, faculdades, centros universitários e universidades oferecendo aulas de forma remota e com parte (ou toda) sua equipe trabalhando em home office, foi necessário incorporar essa prática mesmo aos cursos que funcionavam de forma 100% presencial anteriormente. 

A verdade é que a matrícula digital toma grandes proporções a partir do avanço tecnológico, e mais cedo ou mais tarde ela se tornaria parte importante do processo de captação de alunos

Maior capacidade de conquistar novos estudantes, além de grande avanço administrativo e sistêmico para as IES, a matrícula online coloca as instituições em contato com o que há de mais recente quando falamos de serviços para a comunidade acadêmica.

Se as instituições de educação superior (IES) se esforçam para ter novos laboratórios, equipamentos, softwares, e todas as novidades no mercado educacional, seus processos precisam estar alinhados a uma perspectiva que contemple avanços tecnológicos. 

Preparamos este post para que você possa conhecer e se convencer das grandes vantagens que esse processo oferece! Se você quer mais facilidade no processo de matrícula, ao oferecer um serviço de qualidade aos alunos, continue esta leitura e dê um grande passo em sua IES!

O que é matrícula online?

A matrícula online é uma solução, ligada à inovação e à melhoria contínua, para automatizar processos antes muito burocráticos e ligados à documentação em formato físico. O registro dos alunos não é nenhuma novidade para nenhuma IES, mas a possibilidade de realizar esse processo online não é tão antiga.

O processo de matrícula digital geralmente é autônomo, ou seja, independe de terceiros para que seja realizado, sendo muito comum que seja feito a partir de formulários online. Dessa forma o aluno está, literalmente, a um clique de distância do que antes corresponderia a um guichê de atendimento em uma IES. 

O formulário ou página que coleta as informações dos alunos pode enviar o registro automaticamente para o sistema de matrícula da instituição, inclusive contendo anexos, como documentos escaneados ou  fotografados. 

Com a evolução dos sites das IES, a matrícula, procedimento fundamental para firmar o contrato entre aluno e instituição, fica assegurada de forma simples e de fácil acesso para ambas as partes

A matrícula celebra a intenção do aluno de cumprir o contrato junto à IES e é sua comprovação e garantia do serviço a ser prestado. Esse acordo entre instituição e aluno não é único, a cada ano ou semestre letivo é preciso renovar a matrícula dos estudantes. 

A aprovação no vestibular e a matrícula subsequente é apenas o primeiro passo de uma longa jornada acadêmica. Portanto, esse processo faz parte da rotina administrativa das IES e da vida dos discentes

É importante lembrar que, legalmente, a matrícula online tem o mesmo valor da matrícula presencial. Portanto, fica a critério do aluno realizá-la de um jeito ou de outro se a sua instituição oferece as duas opções. 

Isso porque há passos importantes, como o fornecimento de informações-chave e documentos, que garantem a lisura do processo. Isso evita que quaisquer pessoas possam se registrar em nome de outras. 

No caso de alunos recém-chegados, a matrícula funciona como um registro acadêmico. No caso de alunos que estão renovando suas matrículas, esse processo envolve a escolha das disciplinas e a geração de um atestado de matrícula, que pode ser utilizado como um comprovante do vínculo aluno/IES. 

Como disponibilizar a matrícula online?

Já sabemos que a disponibilização da matrícula online envolve o desenvolvimento tecnológico. Porém, para que possa reverberar na sua instituição, é necessário que ela esteja aberta às mudanças e envolvida com a criação de um site ou plataforma que dê o suporte adequado a essa nova função. 

Importante frisar que mesmo com a incorporação de um novo modo de realizar a matrícula, é interessante oferecer a possibilidade de realizar a matrícula de forma presencial. Isso porque alguns alunos podem preferir essa modalidade ou até mesmo ter dificuldade em realizar o processo de forma autônoma. 

Para que o processo de primeira matrícula seja validado, é preciso que o site consiga coletar documentos para firmar a vinculação do discente, como histórico escolar, comprovante de conclusão do ensino médio, CPF, RG, título de eleitor, etc.

Nesse momento é interessante mapear outras informações que a instituição acredita serem importantes para traçar o perfil dos alunos e até mesmo promover um censo interno

Além dos clássicos dados de contato e identificação, você pode incluir dados como cor, renda, gênero, se é uma pessoa com deficiência e precisa de alguma atenção individualizada, entre outros.  

No caso de ser a primeira matrícula do aluno, o contrato deve ser assinado por ambas as partes para selar o acordo de prestação de serviços.

No caso de alunos veteranos, a renovação não envolve necessariamente o preenchimento de dados. Mas essa pode ser uma oportunidade para promover a atualização da ficha cadastral dos estudantes.

Além disso, é preciso disponibilizar as disciplinas a serem ofertadas no semestre ou ano para que o estudante possa selecionar quais delas irá cursar no período em questão. A renovação da matrícula  é uma forma de reafirmar a adesão do aluno à instituição que faz parte. 

Para aumentar a funcionalidade da plataforma utilizada para a realização da matrícula, pode ser interessante vinculá-la ao sistema de cobranças da IES. Dessa forma, alunos que estão inadimplentes podem acessar opções de regularização antes de renovar a matrícula. 

Para que tudo que mencionamos funcione, procure uma plataforma ou site que dê possibilidade de criar um espaço de matrícula que seja responsivo, intuitivo e de fácil acesso para os seus futuros e atuais alunos. 

Leia também: Saiba como fazer a captação de alunos EaD em sua IES

Quais os benefícios para as IES?

A partir do que já apresentamos, é possível que você já conheça alguns dos benefícios da matrícula online para a sua IES.

Para compreender se disponibilizar essa funcionalidade é uma possibilidade para a sua instituição, elencamos cinco melhorias que podem ser vistas a partir do registro online

1. Automação

Processos de melhoria contínua nas IES só trazem crescimento para a instituição. A busca por automação nos processos, sejam eles educacionais, administrativos ou financeiros, geram um clima de avanço para toda a comunidade acadêmica

Essa conexão com novas tecnologias coloca uma escalada de desenvolvimento técnico no radar da faculdade, universidade ou centro universitário. Isso reverbera na forma como as pessoas veem a IES, sejam elas alunos, funcionários, futuros discentes ou a comunidade. 

Além disso, a automação tem efeitos diretos na experiência do aluno, recursos de tempo, financeiros e humanos, e filtragem de dados. Com um padrão de funcionamento, há redução da taxa de falha, o que também evita o retrabalho. 

2. Economia de recursos

A partir da matrícula digital, a IES tem a possibilidade de reduzir recursos. Menos matrículas presenciais resultam em mais tempo para que os funcionários possam se dedicar a outras atividades, que demandam intervenção. Isso é um ganho de produtividade. 

Se houver algum problema relacionado à matrícula, o aluno pode utilizar canais igualmente digitais, como email ou chat, para solucionar as questões pendentes, o que também gera um aumento de eficiência. 

Além disso, é possível promover economia com menos impressões em papel, já que os comprovantes de matrícula, papéis de preenchimento de registro e documentos não precisarão ser impressos. 

Multiplique 10 ou 15 impressões por milhares de alunos, e você verá o impacto dessa medida. Com a disponibilização desses documentos online, é possível que os estudantes tenham acesso a eles de forma imediata, até mesmo com a possibilidade de autenticação

O processo de matrícula é o mesmo para todos os alunos e só depende do bom funcionamento do site da instituição, ou de plataformas parceiras, o que já deve ser uma premissa de todas as IES. 

3. Acesso a dados

Já teve a experiência de ir buscar um documento pessoal na faculdade e viu um grande acervo de papéis extremamente importantes, dispostos em pastas e arquivos enormes? Com certeza sua IES não estava tão alinhada assim aos avanços tecnológicos, ou não dispunha de novas ferramentas. 

Inicialmente, é preciso destacar que o armazenamento único de documentos em locais como arquivos e salas na instituição é um pouco arriscado. Infelizmente, não é incomum ouvir sobre casos em que toda a documentação é perdida com incêndios, enchentes e até mesmo simples goteiras no teto.  

Seja durante a formação ou após a conclusão do curso, as IES precisam armazenar grande quantidade de documentos relacionados aos discentes e ex-discentes. E é aí que a matrícula online oferece uma solução!

A partir da automatização da coleta dos dados e documentos dos alunos, é possível dispor desses arquivos em nuvens digitais, capazes de armazenar grande quantidade de dados, com pesquisa facilitada e acesso remoto. 

4. Absorção de alta demanda 

Ninguém gosta de esperar em longas filas, e assim é com o aluno e futuro estudante das instituições de educação superior. Durante os períodos de alta demanda, como o início de ano e semestre, conseguir uma senha para os guichês de atendimento das faculdades, universidades e centros universitários pode ser um verdadeiro desafio!

A matrícula online pode ser um grande trunfo nesse momento, assim como o atendimento ao aluno em canais igualmente digitais. Imagine que cada aluno, a cada ano ou semestre, tenha que entrar em contato com a IES para pegar seu atestado de matrícula.São centenas, milhares de atendimentos!

E o pior: tudo isso em poucos dias! A escolha de disciplinas também pode ser um desafio se feita manualmente. Lançar dados de cada um dos estudantes, a chamada digitalização, pode promover alguns erros no processo. 

Automatize e fique tranquilo, sabendo que funcionários e alunos estarão amparados por uma tecnologia capaz de facilitar a vida de todos!

5. Experiência do aluno

Por último, mas não menos importante, a experiência do aluno pode ser transformada a partir desse processo de automatização. Inicialmente, podemos elencar a redução de recursos, já que, se o aluno não precisa se deslocar para realizar a matrícula, ele não precisará arcar com os custos de deslocamento. 

Para aqueles que trabalham, têm filhos ou moram longe, evitar o deslocamento também é uma forma de poupar tempo e dor de cabeça! Uma mudança, que pode parecer simples, pode evitar um conflito com um chefe que não quer liberar o funcionário ou para aquela aluna que não tem ajuda para cuidar dos filhos. 

A experiência da matrícula online alinha as expectativas do estudante em relação aos recursos disponíveis na IES. O primeiro contato com um processo digital dá pistas do que está por vir nos laboratórios e salas de aula.

Com a matrícula feita dessa forma, o estudante pode esquecer muitos dos prazos que precisaria esperar, já que a disponibilização do registro online gera retornos imediatos e possibilidade de consultar a situação do requerimento, caso seja necessário esperar alguma confirmação. 

Mais comodidade, menos burocracias e mais bem-estar para seus estudantes. Tudo isso colabora para a criação de um clima amistoso, que faz com que o aluno esteja mais satisfeito com o serviço prestado e com maior tendência à retenção de estudantes. 

A partir dessas informações é possível avaliar se a matrícula online é uma solução para alguns dos problemas que a sua IES pode enfrentar! Assim, sua faculdade, universidade ou centro universitário será capaz de fornecer atendimento e formações com mais qualidade a cada dia.

Assim como a matrícula online, há diversas formas de alinhar as expectativas dos alunos aos serviços da IES, o que aumenta a satisfação e retenção nas instituições. Se você gostou deste post, não deixe de conferir o material que preparamos sobre ações cruciais para a captação de alunos em cursos presenciais ou EaD.

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