10 dicas para preparar uma excelente recepção de alunos

Recepção de alunos: fotografia de um auditório cheio de estudantes.
Além de fazer toda a diferença na experiência do novo estudante, a recepção de alunos ainda auxilia a comunidade acadêmica a ter um semestre mais tranquilo. Saiba como prepará-la neste artigo!

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A volta às aulas é um momento muito importante para os estudantes e também para a instituição de educação superior (IES). Para muitos, a recepção de alunos é o primeiro contato com o campus (e plataforma de aprendizagem) já com seu corpo docente, discente e demais funcionários.

Após um enorme período de pandemia de covid-19, no qual o isolamento social foi necessário para combater a propagação do coronavírus, as aulas presenciais estão finalmente voltando. Mesmo que ainda de forma lenta e gradual, o ensino remoto vai cedendo espaço para a volta do presencial e para um crescimento das disciplinas híbridas.

Desse modo, a recepção de alunos será o primeiro momento em que diversos estudantes poderão conhecer o espaço físico da IES, sejam eles calouros ou veteranos que iniciaram a graduação em 2020 ou 2021. Por isso, é fundamental investir em uma recepção que cative os estudantes e os mantenha engajados para um novo período que está por vir.

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Entenda por que é importante preparar uma boa recepção de alunos

A recepção dos estudantes é o momento em que o semestre letivo realmente se inicia em uma IES. É aqui que os alunos terão um primeiro contato com professores, coordenadores de cursos, funcionários, outros estudantes, espaço físico (e/ou virtual) da IES e suas normas.

Por ser um momento inicial de uma nova relação, é importante que ele seja interessante e marcante. Desta forma, separamos agora 4 motivos para preparar uma boa recepção de alunos:

1. É o primeiro contato dos calouros com a IES

Como estão entrando no ensino superior agora, a recepção de alunos é o primeiro contato dos calouros com a IES realmente funcionando – e não apenas para funções administrativas relacionadas às matrículas. 

É bom lembrar do famoso ditado popular: “a primeira impressão é a que fica”. Por isso, é sempre importante focar em um evento que encante, engaje e envolva os estudantes, que os faça sentir parte daquele espaço. Uma boa recepção de alunos tem o poder de fazer com que eles gostem ainda mais da IES que escolheram estudar, vendo em um primeiro contato suas qualidades e se motivando a construir uma educação horizontal e de qualidade.

Vale a pena recordar que os veteranos que iniciaram seus estudos durante a pandemia, também estarão tendo um primeiro contato com o campus. É importante que a boa impressão das aulas virtuais seja transpassada para as de forma presencial, e a recepção é um bom início para isso.

2. Readapta os estudantes para as mudanças do semestre

Diferente dos ensinos fundamental e médio, no ensino superior é comum que a cada semestre os alunos troquem de turmas e de professores. Além disso, muitas disciplinas não possuem continuação de um período letivo para outro e dão espaço para novas. 

Nesse sentido, a recepção de alunos é um bom espaço para que os estudantes conheçam seus novos professores, colegas e disciplinas. É ideal que eles já saiam do primeiro dia tendo uma noção de como será o próximo semestre e com quem eles partilharão essa nova etapa.

3. Envolve e engaja os estudantes

Com uma recepção rica em atividades e conhecimento, o aluno percebe ainda mais qualidades na IES, além de se motivar a ser parte do processo de aprendizagem. Uma boa volta às aulas tem o potencial de deixar os estudantes envolvidos e engajados com todo o semestre.

Diversas atividades contribuem para propiciar aos alunos uma boa recepção. O evento pode contar com atividades culturais, educativas, informativas, etc, sendo sempre bom criar espaços em que os estudantes possam realmente interagir com a IES, em que já comecem a se sentir protagonistas de sua educação.

4. Facilita a comunicação entre IES e alunos durante o semestre

Durante a recepção dos alunos, é importante que a IES invista em disseminar as informações importantes acerca de seu funcionamento para os estudantes. Ter conhecimento de telefones úteis, horários de funcionamento e localização de determinados setores, métodos de avaliação e pontuação, coordenadores de curso, professores, etc, é necessário para o bom funcionamento do semestre.

Ao ser instruído inicialmente sobre as principais informações da IES que estarão em seu dia a dia, a comunicação durante o período letivo se torna simplificada, além de indicar que a relação se dará de forma clara e direta.

Veja a importância de investir em uma recepção de aluno no ensino presencial, a distância e híbrido

Os modelos de ensino superior a distância e presencial possuem diversas diferenças, e a recepção de alunos é mais uma delas. O próprio formato de educação virtual sugere que as atividades de volta às aulas também precisam passar por uma plataforma online, embora sejam semelhantes às presenciais.

A realização de atividades da recepção de forma virtual é extremamente necessária para que os estudantes da EaD vejam que também são parte da IES, e que ela investe em todos os seus estudantes, de todos os modelos de ensino. Também é importante que os alunos do ensino híbrido tenham acesso à recepção presencial, pois estes precisam conhecer o campus no qual estudarão por boa parte de seu tempo.

Para a recepção de alunos online, é interessante que as atividades sejam mescladas, usando de ferramentas síncronas e as assíncronas. Vídeos assíncronos (que podem ser vistos a qualquer momento) são importantes por não sobrecarregarem os alunos do EaD, que, em geral, escolhem essa modalidade por ter mais flexibilidade e liberdade de tempo.

Uma atividade que é importante que ocorra de forma síncrona, é a apresentação da turma, entre alunos e professores, pois essa é a melhor forma de diminuir a distância natural do espaço virtual. Também é interessante transmitir as palestras presenciais em forma de live para que todos os alunos possam ter acesso a elas.

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10 dicas para uma recepção de alunos excelente

Agora que você já conhece a importância de investir em uma recepção de alunos de qualidade – e de realizá-la em todas as modalidades de ensino – apresentamos 10 dicas para construí-la na IES de forma que encante os estudantes:

1. Apresente o campus

É fundamental que, já no primeiro momento, os alunos conheçam o espaço físico da IES. Uma tour pelo campus é importante para que os estudantes tenham dimensão de onde irão estudar, conhecendo os principais departamentos e funcionários.

É interessante que esse passeio pela IES seja em grupos de alunos mesclados de cursos diferentes, pois dessa forma a atividade contará com mais diversidade e demonstrará ainda mais a pluralidade que compõe a faculdade. Também é importante lembrar que os grupos devem ser pequenos, para evitar grandes aglomerações e continuar com o firme combate ao coronavírus.

A preparação de um tour virtual para os estudantes da EaD também é imprescindível. Os alunos que cursam as aulas de forma online também precisam conhecer os espaços da IES, devendo também ser reservado algum momento para que a visitem presencialmente. Também é importante criar um vídeo explicativo sobre a plataforma de ensino, para que não haja dificuldades durante o semestre com o “campus virtual”.

2. Realize palestras com profissionais renomados

Outro fator que enriquece uma recepção de alunos é realizar uma aula magna com um profissional conhecido que agregue ainda mais valor ao evento. A IES pode investir em realizar uma única palestra, com um tema geral, para todo o seu corpo discente, ou uma para cada curso ou área do conhecimento, chamando em cada uma um palestrante que atraia os estudantes e os motive.

A aula magna pode também ser transmitida para os alunos da EaD – e do presencial – de forma online. Por meio de live, uma palestra grandiosa pode chegar a mais estudantes sem causar nenhuma dificuldade para a IES, conseguindo dessa forma abarcar os alunos do ensino a distância e do presencial que não poderiam assisti-la devido às medidas de distanciamento social.

As lives podem, inclusive, ser disponibilizadas para o público externo da instituição. Tal atitude demonstra a qualidade e o comprometimento com a educação da IES e serve para a captação de alunos no ensino superior.

3. Dê espaço para professores e demais funcionário falarem

É importante que os mestres da casa também palestrem para os estudantes! Afinal, são os professores da IES que estarão durante todo o semestre acompanhando a jornada dos estudantes. No caso de ser realizada uma aula magna geral para todos os estudantes, criar espaços de palestras para cada curso, com seus professores, é uma boa alternativa para que os alunos tenham um excelente primeiro contato com o corpo docente.

Também é válido que os estudantes conheçam os funcionários que facilitarão suas passagens pela graduação. Desta forma, é importante que os responsáveis pelos setores da IES conversem, pelo menos brevemente, com os alunos, e um bom momento para isso é durante o tour pelo campus. 

4. Convide outros alunos a dar as boas vindas

É interessante chamar os membros dos Centros Acadêmicos (CAs), Diretórios Acadêmicos (DAs), Diretório Central dos Estudantes (DCE), Atléticas e representantes de turmas para conhecer os novos alunos. Dessa forma, os calouros podem conhecer as iniciativas estudantis já no início do curso, tornando mais fácil que participem de grupos esportivos, de pesquisa e do movimento estudantil.

A comunicação entre estudantes é muito válida, pois é realizada de forma mais leve e pessoal, além de possibilitar que os calouros conheçam as boas experiências de quem já passou por aquele momento em que eles se encontram. Os calouros da EaD podem ter acesso a esses estudantes por meio de vídeos previamente gravados, podendo inclusive escolher as iniciativas que pretendem conhecer.

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5. Crie um manual de calouros 

Outro recurso de grande serventia na tarefa de integrar os novos alunos, é a criação de um manual de calouros. Na cartilha, devem ser passado para os estudantes as principais informações para o semestre e sobre a IES. É interessante incluir dados de contato dos departamentos, da infraestrutura, dos principais procedimentos acadêmicos, os serviços prestados e a missão, a visão e os valores da instituição.

Chamar os estudantes da dica anterior para ajudar na elaboração desse guia é um trunfo. Com isso, o manual de calouros fica com uma linguagem mais a cara do aluno, deixando a compreensão do material mais aperfeiçoada.

6. Invista em uma recepção mais personalizada

A IES pode oferecer, na recepção dos alunos, uma gama maior de atividades de boas vindas. Tendo várias opções, o estudante poderá participar de espaços que sejam mais de seu interesse e que acrescentem mais em seu semestre.

Ter muitas atividades ajuda também a reduzir aglomerações, limitando cada uma a um número pequeno de pessoas por vez. Assim, os alunos podem ter uma recepção mais personalizada e pessoal, respeitando suas particularidades e respondendo a diferentes expectativas.

7. Promova atividades culturais

Além de atividades educativas e informativas, investir em espaços culturais agrega na recepção. É bom lembrar que o lazer, a recreação e a arte fazem parte do ambiente da IES.

Pode ser chamada alguma atração conhecida para se apresentar no evento, mas é possível, também, promover apresentações feitas pelos próprios alunos, como por exemplo exposições, shows, peças teatrais, etc. As atividades culturais podem e devem ser transmitidas no formato de lives para que os alunos a distância também tenham acesso.

8. Incentive o respeito à diversidade

Logo num primeiro momento, é necessário deixar claro que a IES é um espaço plural que respeita a diversidade. É totalmente válido apresentar um material educativo sobre cor, gênero, orientação sexual, classe social, deficiências, etc, tanto para alunos quanto para professores e demais funcionários.

Criar espaços que envolvam minorias também é central para uma boa recepção de alunos. A IES deve demonstrar que todos são bem-vindos em seus espaços, respeitando as diversas particularidades de cada um e buscando uma verdadeira integração. 

9. Promova integração dentro das turmas

Os professores podem realizar alguma dinâmica cativante, dentro de sala, logo no início do semestre. Essa atividade ajuda a integrar a turma com seus colegas, que são quem mais compartilharão momentos durante o semestre.

O ideal é que o aluno já saia do primeiro dia conhecendo seus colegas e professores, preferencialmente alguns já nominalmente. A criação de um grupo no whatsapp para os estudantes facilita muito na integração e em uma futura comunicação.

10. Mantenhas as medidas sanitárias necessárias

Lembre-se, a pandemia do covid-19 não acabou! A IES deve ser responsável por implementar e fazer com que respeitem as normas de segurança necessárias para combater a doença.

Deve-se limitar o número de pessoas nos espaços, disponibilizar álcool em gel, medir a temperatura e observar o uso correto das máscaras. Desde o primeiro dia, a IES deve demonstrar seu compromisso e responsabilidade social.

Esperamos que você tenha gostado do artigo e implemente uma ótima recepção de alunos. Que tal agora ler 6 dicas de melhoria da experiência do aluno?

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