Digitalização do acervo acadêmico: o que é e como fazer?

O mundo está se tornando cada vez mais virtualizado e o ensino superior segue também essa tendência. A aplicação de tecnologia na educação fomenta o desenvolvimento de vários aspectos educacionais.

Biblioteca digital, aprendizagem multimídia e o próprio ensino superior a distância são alguns expoentes dessa transformação tecnológica. Ao lado deles, temos também a digitalização do acervo acadêmico.

Ela diz respeito à obrigação legal das instituições de educação superior (IES) em migrar uma série de documentos para o ambiente virtual. No caso das IES que integram o sistema federal de ensino, isso deve ser feito até o dia 4 de abril de 2022.

Se sua instituição ainda não promoveu a digitalização do acervo acadêmico, não se preocupe! Preparamos o presente texto no intuito de te auxiliar nessa tarefa.

Vamos explicar do que se trata a digitalização, sua disciplina legal e demais informações pertinentes. Realizando esta leitura, você dá o primeiro passo para atender à norma e garantir o funcionamento correto de sua IES.

O que é acervo acadêmico?

Acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino. Dizem respeito à vida acadêmica dos estudantes e à comprovação de seus estudos.

Essa é a definição contida na Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018, em seu art. 37. Como exemplo dos documentos que compõem o acervo acadêmico, podemos citar:

  • Projeto Pedagógico de Curso (PPC);
  • Manual ou guia do estudante;
  • Calendário acadêmico;
  • Trabalhos de conclusão de curso (TCC);
  • Histórico escolar.

E o que é a digitalização do acervo acadêmico?

A digitalização do acervo acadêmico é uma obrigação legal das instituições de educação superior que compõem o sistema federal de ensino. Trata-se do processo de transformação e armazenamento virtual de seus documentos.

Podemos enxergá-la, também, como uma demanda típica de nossos tempos. A tecnologia existente hoje em dia torna possível que grandes quantidades de informação sejam guardadas no ambiente virtual.

Qual é o prazo para promover a digitalização do acervo acadêmico?

O prazo para digitalizar o acervo acadêmico é dia 4 de abril de 2022, nos termos do art. 1º da Portaria MEC nº 332 de 2020.

Inicialmente, havia sido fixado prazo de 24 meses para digitalização do acervo acadêmico das IES, pela Portaria MEC nº 315. Contando esse intervalo a partir de sua publicação, o prazo terminaria em 4 de abril de 2020.

No entanto, logo antes dessa data limite, o MEC prorrogou o prazo para 48 meses, ao invés de 24. Como resultado, as instituições de educação superior têm até o início de 2022 para se preparar.

Por que promover a digitalização do acervo acadêmico?

Além de ser uma obrigação legal, a digitalização do acervo traz uma série de benefícios para as IES. Podemos destacar, neste ponto:

  • Economia de espaço pela redução de documentos físicos;
  • Menor gasto com impressão de documentos;
  • Melhoria da política ambiental da IES;
  • Maior praticidade em localizar e gerir a documentação;
  • Maior controle sobre os títulos do acervo.

Além disso, um ponto de grande relevância diz respeito às sanções que podem vir a ser aplicadas caso o acervo não seja devidamente digitalizado.

Nos termos do art. 48 da Portaria MEC nº 315, o tratamento incorreto do acervo acadêmico pode ser enquadrado como irregularidade administrativa. Ou seja, se a digitalização não ocorrer da maneira devida, resultando no desatendimento aos prazos e procedimentos legais, é possível que seja instaurado procedimento administrativo para apuração desses problemas.

O procedimento administrativo, por sua vez, pode acarretar sanções à instituição. Além disso, pode haver inclusive responsabilização pessoal, tanto do dirigente da IES quanto do representante legal de sua mantenedora, no caso das irregularidades.

Por fim, mas não menos importante, cabe ressaltar que a correta digitalização e manutenção do acervo é também um critério utilizado por ocasião da avaliação institucional, que integra a avaliação do MEC.

Para auxiliar no preparo de sua IES e evitar qualquer prejuízo, vamos explicar em mais detalhes as normas que dizem respeito à digitalização do acervo.

Leia também: 6 passos sobre como organizar biblioteca digital

Qual é a disciplina legal da digitalização do acervo acadêmico?

Os diplomas afetos à digitalização do acervo acadêmico são as seguintes:

A partir do próximo tópico, cada um desses documentos será destrinchado, a fim de abordar com maior profundidade as normas sobre a virtualização do acervo.

Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017

Este decreto é conhecido por disciplinar vários aspectos fundamentais para o regular funcionamento das IES. Contém informações sobre credenciamento e recredenciamento institucional, autorização de curso superior, oferta de pós-graduação e vários outros temas.

Vamos destacar os artigos que dizem respeito especificamente sobre a digitalização do acervo acadêmico.

Previsão do acervo digital no Plano de Desenvolvimento Institucional

Em primeiro lugar, o art. 21 do Decreto nº 9.235 discrimina o que deve conter o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da IES. 

Conforme art. 21, inciso VIII deste decreto, o PDI deve abarcar “projeto de acervo acadêmico em meio digital, com a utilização de método que garanta a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas.”

Encerramento do curso e descredenciamento da IES: quem se responsabiliza pelo acervo?

O decreto em comento também explica o que acontece com o acervo acadêmico se o curso for descontinuado ou se a IES for descredenciada.

Nos termos de seu art. 58, caso isso ocorra, a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico fica por conta da mantenedora da IES. O representante legal da mantenedora, por sua vez, poderá ser pessoalmente responsabilizado pela guarda do acervo, conforme dispõe o art. 58, §1º.

Esse é um ponto de atenção. Se houver negligência ou utilização fraudulenta dos documentos do acervo, ele poderá enfrentar repercussões sérias tanto civis quanto penais, nos termos da lei.

Caso haja impossibilidade de cumprir com essa obrigação, o MEC pode editar ato autorizativo da transferência do acervo a uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES) que se encontre na mesma unidade federativa (vide art. 58, §4º).

É também possível, no entanto, que a responsabilidade pela guarda e gestão seja transferida para outra IES devidamente credenciada. Essa previsão vem do art. 58, §2º. Para que isso ocorra, deve haver emissão de um termo de transferência e também o aceite pela IES que recebe esse encargo, na pessoa de seu representante.

Integridade e autenticidade das informações

O art. 104 do Decreto 9.235, por sua vez, estabelece a obrigação da digitalização em si. Vamos conferir a íntegra deste artigo:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.

Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação. (destaque nosso)

A regulação mencionada pelo parágrafo único é composta por outras normas, a exemplo da Portaria MEC nº 315. Ela explica sobre o procedimento da digitalização em maiores detalhes. É o que iremos apresentar em seguida.

Leia também: 8 dicas para quem está preparando sua biblioteca para avaliação do MEC

Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018

A Portaria MEC nº 315 é outro documento de suma importância para coordenadores de IES. Ela é responsável por regulamentar várias disposições do Decreto 9.235.

A Seção VIII da Portaria é dedicada às regras sobre acervo acadêmico, e vai do art. 37 ao art. 48. Suas determinações mais relevantes serão abordadas a partir de agora.

Quais são os documentos que devem ser digitalizados?

Já sabemos o conceito do acervo acadêmico, que foi descrito ao início do texto — em síntese, é composto por documentos sobre a vida acadêmica dos estudantes e que comprovem seus estudos.

Mas quais são esses documentos, exatamente?

Encontramos a resposta para essa pergunta no art. 38 da Portaria MEC nº 315. O caput deste artigo menciona duas outras referências regulatórias, que contêm a relação dos documentos integrantes do acervo acadêmico:

Tratam-se de registros sobre a composição do acervo acadêmico. Estabelecem também prazos de guarda de cada documento, destinações finais e outras observações pertinentes. Foram aprovados pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, ainda em vigência.

Fiscalização do acervo digitalizado

O art. 39, por sua vez, reafirma a responsabilidade pessoal pela guarda e manutenção do acervo por parte do dirigente da IES e representante legal de sua mantenedora.

Além disso, o §1º deste artigo afirma que o acervo acadêmico “poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento”.

O correto atendimento às normas previstas pela portaria está sujeito, também, à avaliação institucional da IES. Em outras palavras, influi diretamente nos resultados da avaliação do MEC.

Ademais, os documentos pertinentes deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada, nos termos dos §§2º e 3º.

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Critérios para digitalização e preservação do acervo

Outra norma importante é aquela contida no art. 45 da Portaria nº 315. Nos incisos deste artigo são listados os critérios para conversão dos documentos ao meio digital e sua preservação. Transcrevemos, abaixo, essas diretrizes:

  1. Os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;
  2. A IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido na Portaria nº 315, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Sistema de gerenciamento do acervo digitalizado

Vamos chamar atenção, por fim, para o art. 46 da Portaria nº 315, cuja íntegra está colacionada abaixo:

“Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e 

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.” (destaque nosso)

Leia também: 8 dicas para fazer uma boa catalogação de livros

Portaria MEC nº 332. de 20 de março de 2020

Esta Portaria é mais simples e sua única disposição consiste em alterar o prazo para digitalização do acervo acadêmico, como explicamos anteriormente. O caput do art. 45 da Portaria nº 315 foi alterado por este diploma, passando a constar com a seguinte redação:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:” (destaque nosso)

Portanto, o novo prazo para digitalização do acervo acadêmico passa a ser a data de 4 de abril de 2022.

Esperamos que você tenha tirado todas as suas dúvidas sobre a digitalização do acervo acadêmico! Aproveite para conferir também o nosso artigo sobre os indicadores de qualidade do MEC.

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